ROZPORZĄDZENIE

PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 22 grudnia 1999 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

(Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999 r.)

Na podstawie art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr 132, poz. 622, z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734 i Nr 123, poz. 775 oraz z 1998 r. Nr 155, poz. 1014 i Nr 162, poz. 1126) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Ustala się instrukcję kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych, określającą zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, stanowiącą załącznik do rozporządzenia.

2. Przepisy instrukcji kancelaryjnej mają zastosowanie przy załatwianiu spraw przez organy wykonawcze jednostek pomocniczych, o których mowa w art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr 132, poz. 622, z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734 i Nr 123, poz. 775 oraz z 1998 r. Nr 155, poz. 1014 i Nr 162, poz. 1126).

§ 2. Traci moc zarządzenie nr 40 Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lipca 1990 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin, związków komunalnych i sejmików samorządowych.

§ 3. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2000 r.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ORGANÓW GMINY I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH

Spis treści

Rozdział I         Postanowienia ogólne

Rozdział II        Przyjmowanie i obieg korespondencji

Rozdział III       Przekazywanie korespondencji członkom zarządu

Rozdział IV        Czynności kancelaryjne sekretariatów

Rozdział V         Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

Rozdział VI        Wewnętrzny obieg akt

Rozdział VII       System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

Rozdział VIII      Załatwianie spraw

Rozdział IX        Wysyłanie i doręczanie pism

Rozdział X         Przechowywanie akt

Rozdział XI        Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

Rozdział XII       Opłaty skarbowe

Rozdział XIII      Postępowanie z aktami organów gminy

Rozdział XIV       Powielanie i publikowanie

Rozdział XV        Zbiory wspomagające

Rozdział XVI       Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

Rozdział XVII      Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Załączniki

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "Instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych.

2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w urzędach.

3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Z dokumentami z klauzulą "zastrzeżone" postępuje się według Instrukcji.

§ 2. 1. Instrukcja może być stosowana w gminnych jednostkach organizacyjnych.

2. O wprowadzeniu Instrukcji do stosowania w jednostkach organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, rozstrzyga wójt albo burmistrz (prezydent miasta).

§ 3. Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają:

  1)   akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,

  2)   aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

  3)   czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę,

  4)   dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.),

  5)   kancelaria - wewnętrzną komórkę organizacyjną właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej,

  6)   kierownik urzędu - wójta albo burmistrza (prezydenta miasta),

  7)   kierownik wydziału - kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie,

  8)   korespondencja - każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd,

  9)   nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

  10)  nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,

  11)  organy gminy - radę gminy i zarząd gminy oraz zgromadzenie związku międzygminnego i zarząd związku międzygminnego,

  12)  paragrafy bez bliższego określenia - paragrafy niniejszej Instrukcji,

  13)  pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp.,

  14)  pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem herbu gminy pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym,

  15)  poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,

  16)  przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy,

  17)  punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem,

  18)  referent - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,

  19)  rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,

  20)  rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt,

  21)  sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna wójta albo burmistrza (prezydenta miasta), ich zastępców i pozostałych członków zarządu lub kierowników wydziałów urzędu gminy,

  22)  spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie,

  23)  sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,

  24)  teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,

  25)  urząd - urząd gminy lub związku międzygminnego,

  26)  wydział - wydział, biuro, oddział, referat lub inną komórkę organizacyjną,

  27)  załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),

  28)  znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,

  29)  znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw.

§ 4. Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27, poz. 111, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r. Nr 41, poz. 185, z 1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47, poz. 228, z 1987 r. Nr 21, poz. 123 i Nr 33, poz. 186, z 1989 r. Nr 20, poz. 107, z 1990 r. Nr 34, poz. 201, z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994 r. Nr 122, poz. 593, z 1995 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368, z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106, poz. 496, z 1997 r. Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643, Nr 137, poz. 926 i Nr 141, poz. 944 oraz z 1998 r. Nr 162, poz. 1126).

§ 5. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

  1)   ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,

  2)   prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

  3)   sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

  4)   wysyłanie korespondencji i przesyłek,

  5)   przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,

  6)   udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby - kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy.

2. Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują:

  1)   kancelaria,

  2)   sekretariaty,

  3)   referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy,

  4)   pracownicy sporządzający czystopisy.

Rozdział II

Przyjmowanie i obieg korespondencji

§ 6. 1. Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi referenci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi wydziału.

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych w urzędzie, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach - także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1.

4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem:

  1)   adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

  2)   wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.

5. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowanie z depozytem.

6. Po otwarciu koperty sprawdza się:

  1)   czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

  2)   czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

7. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

8. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

  1)   wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,

  2)   dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,

  3)   w których brak nadawcy lub daty pisma,

  4)   mylnie skierowanych,

  5)   załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

  6)   w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

9. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.

10. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

11. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego.

12. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-11 kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom.

13. Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.

Rozdział III

Przekazywanie korespondencji członkom zarządu

§ 7. 1. Kierownikowi urzędu kancelaria przekazuje za pośrednictwem sekretariatu następującą korespondencję:

  1)   adresowaną do kierownika urzędu,

  2)   dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,

  3)   od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka województwa, starosty,

  4)   od organów gminy oraz organów związków międzygminnych,

  5)   zastrzeżoną dla kierownika urzędu,

  6)   dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania urzędu,

  7)   skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników,

  8)   protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy kontrolne,

  9)   protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne w gminnych jednostkach organizacyjnych.

2. Zastępcom kierownika urzędu kancelaria przekazuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję:

  1)   imiennie do nich adresowaną,

  2)   dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności,

  3)   zastrzeżoną dla zastępcy kierownika urzędu.

3. Pozostałym członkom zarządu kancelaria przekazuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję:

  1)   imiennie do nich adresowaną,

  2)   dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności,

  3)   zastrzeżoną dla członka zarządu.

Rozdział IV

Czynności kancelaryjne sekretariatów

§ 8. 1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję oraz, jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z rejestrów, rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio: kierownikowi urzędu, zastępcom kierownika urzędu lub pozostałym członkom zarządu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym.

2. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr 2.

§ 9. 1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez kierownika urzędu i zastępców kierownika urzędu lub pozostałych członków zarządu pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:

  1)   podlegającą załatwieniu przez kierownika urzędu i zastępców kierownika urzędu lub pozostałych członków zarządu,

  2)   podlegającą załatwieniu przez wydziały.

2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2, pracownik sekretariatu przekazuje właściwym wydziałom.

Rozdział V

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

§ 10. 1. Kierownik urzędu, jego zastępca lub członek zarządu, przeglądając korespondencję:

  1)   decyduje, którą korespondencję załatwia sam,

  2)   przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe wydziały bądź stanowiska pracy. Wzór formularza poleceń kierownika urzędu określają załączniki nr 3a, 3b, 3c.

2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące:

  1)   sposobu załatwienia sprawy,

  2)   terminu załatwienia sprawy,

  3)   aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.

3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty.

4. Kierownicy wydziałów przeglądają korespondencję:

  1)   mającą dyspozycję kierownika urzędu, zastępców kierownika urzędu lub pozostałych członków zarządu,

  2)   adresowaną do nich imiennie,

  3)   zawierającą ponaglenie i interwencje,

  4)   wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia.

5. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.

Rozdział VI

Wewnętrzny obieg akt

§ 11. Obieg akt między wydziałami odbywa się, z zastrzeżeniem § 6 ust. 13 zdanie drugie, za pośrednictwem kancelarii lub poczty elektronicznej.

§ 12. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Rozdział VII

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

§ 13. 1. W wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych określa załącznik nr 4.

3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.

4. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000-999, a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999.

5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.

6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej.

7. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.

8. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.

9. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem "A" zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.

10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.

11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "BC" zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.

12. Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE", przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.

§ 14. 1. Komórki organizacyjne mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek.

2. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać:

  1)   nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej,

  2)   pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.

3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego.

§ 15. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.

§ 16. 1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.

2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.

3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym.

4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or. I-0258-10-6/98).

5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek symbol...". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

§ 17. 1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.

2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych.

3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 5.

4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

§ 18. 1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

2. Znak sprawy zawiera:

  1)   symbol literowy komórki organizacyjnej,

  2)   symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

  3)   liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

  4)   dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.

3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. Or.I.0012-15/99, gdzie "Or.I" - oznacza symbol wydziału i oddziału (jeśli taki utworzono w wydziale), "0012" - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, "15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, "99" - oznacza dwie ostatnie cyfry roku.

4. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika, jeżeli taki został ustalony w regulaminach wewnętrznych wydziałów. Symbol litery umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału. Symbole wydziałów i wewnętrznych komórek organizacyjnych określa regulamin organizacyjny urzędu.

5. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.

6. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: "przeniesiono do teczki hasło...".

§ 19. 1. Nie podlegają rejestracji:

  1)   publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),

  2)   potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

  3)   rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,

  4)   zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.

§ 20. 1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w § 16, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.

2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak).

3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.

4. Rejestry prowadzą referenci spraw.

5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru.

6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.

7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.

§ 21. 1. W urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:

  1)   rejestr uchwał organów samorządu gminnego,

  2)   rejestr skarg i wniosków,

  3)   rejestr aktów wewnętrznych,

  4)   rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.

2. Sekretariat kierownika urzędu może prowadzić dziennik korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako rejestr informatyczny), w którym rejestrowane będą wszystkie pisma kierowane do kierownika urzędu według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.

3. Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1 dozwolone jest za zgodą kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.

Rozdział VIII

Załatwianie spraw

§ 22. 1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:

  1)   odręczną,

  2)   korespondencyjną,

  3)   inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).

2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.

3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.

§ 23. 1. Załatwienie spraw może być:

  1)   tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

  2)   ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu "odr." Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak "Oz.", który oznacza "ostatecznie załatwione".

§ 24. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki lub adnotacje podpisuje osoba, która je sporządziła. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

§ 25. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem", a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

§ 26. 1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.

3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania.

§ 27. 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:

  1)   nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

  2)   znak sprawy,

  3)   powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

  4)   datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

  5)   określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,

  6)   treść pisma,

  7)   podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe),

  8)   listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.

2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:

  1)   parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma),

  2)   termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza.

3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:

  1)   nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: "polecony", "ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczenia", "pilne", "poufne" itp.,

  2)   pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników (Zał. ...) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma znak ...),

  3)   adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: "Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma,

  4)   pod treścią pisma z lewej strony - termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia ...); określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego miesiąca; po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy,

  5)   ewentualne wskazówki dla kancelarii.

4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

§ 28. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu.

§ 29. 1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr 6.

2. Zakres kompetencji kierownika urzędu, zastępców kierownika urzędu i pozostałych członków zarządu w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin organizacyjny urzędu.

3. Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez kierownika urzędu zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu herb gminy.

§ 30. 1. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

2. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.

§ 31. 1. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta.

2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta.

Rozdział IX

Wysyłanie i doręczanie pism

§ 32. 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:

  1)   przesyłką listową,

  2)   faksem,

  3)   teleksem lub dalekopisem,

  4)   na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,

  5)   pocztą elektroniczną.

2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii:

  1)   sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia,

  2)   stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania,

  3)   zwraca referentom kopie wysłanych pism,

  4)   wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych,

  5)   do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty.

3. Dla pism otrzymanych do wysyłki kancelaria przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy, składający się z:

  1)   imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji,

  2)   nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.

4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.

5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.

6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

§ 33. Do doręczenia niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy proceduralne. Wzór książki doręczeń określa załącznik nr 7.

Rozdział X

Przechowywanie akt

§ 34. 1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach i w archiwum zakładowym.

2. W wydziałach przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.

3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 8.

Rozdział XI

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

§ 35. 1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakładowe.

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy przechowują na nośnikach papierowych w archiwach zakładowych.

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.

4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego.

§ 36. 1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

  1)   takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,

  2)   wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,

  3)   ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

  4)   odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,

  5)   opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,

  6)   w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 9.

3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

§ 37. 1. Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami.

2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.

§ 38. 1. W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną (kategorii B) - urzędowi przejmującemu sprawy jednostki.

2. Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym.

3. W przypadku zmiany granic między gminami przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

4. W razie likwidacji związku międzygminnego przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Rozdział XII

Opłaty skarbowe

§ 39. 1. Znaki opłaty skarbowej od podania lub protokołu zastępującego podanie i dołączonych załączników nakleja się na podaniu lub protokole. Wartość naklejonych znaków opłaty skarbowej powinna być równa kwocie należnej opłaty skarbowej od podania i załączników do niego. Jeżeli załączniki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki opłaty skarbowej należnej od załączników nakleja się na załącznikach.

2. Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole) i załącznikach kasuje wstępnie pracownik, który je przyjął, pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie, tak aby część odcisku pieczęci, kasownika lub kreski skasowania znajdowała się również na dokumencie poza znakami.

3. W przypadku złożenia dokumentów w postaci poczty elektronicznej znak opłaty skarbowej nakleja się na akta sprawy lub w specjalnym rejestrze prowadzonym na nośniku informatycznym prowadzonym przez referenta załatwiającego sprawę.

4. Referent rozpatrując podanie sprawdza, czy uiszczono opłatę we właściwej wysokości, i dokonuje powtórnego skasowania znaków opłaty skarbowej na podaniu, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy oraz umieszczając swój podpis w ten sposób, aby część daty i podpisu przechodziła na znak sąsiedni lub na dokument, na którym znak naklejono.

§ 40. 1. Rozpatrzenie podania, dokonanie czynności urzędowej, a także wydanie świadectwa lub zezwolenia podlegających opłacie skarbowej należy uzależnić od uiszczenia tej opłaty.

2. Jeżeli wniesiono podanie bez uiszczenia należnej opłaty skarbowej, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni, z pouczeniem, że w razie niewykonania tego obowiązku, podanie zostanie pozostawione bez rozpatrzenia lub czynność podlegająca opłacie nie zostanie dokonana. O wysłaniu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację na podaniu.

3. W razie gdy zobowiązany złoży w wyznaczonym terminie znaki opłaty skarbowej odpowiedniej wartości, nakleja się je na podaniu i kasuje w sposób określony w § 39 ust. 2. Gdy zobowiązany naklei znaki opłaty skarbowej na otrzymanym wezwaniu i doręczy je organowi, który wysłał wezwanie, znaki opłaty skarbowej kasuje się na wezwaniu i dołącza się je do podania, na którym odnotowuje się wysokość wpłaconej kwoty i datę doręczenia wezwania.

4. Rozpatrzenie podania, pomimo nieuiszczenia opłaty skarbowej, może nastąpić tylko w przypadkach, gdy:

  1)   za niezwłocznym rozpatrzeniem przemawiają względy społeczne lub ważny interes strony,

  2)   wniesienie podania stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin wniesienia,

  3)   podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą bez pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 2, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w sposób określony w ust. 2 i 3, a w razie jej nieuiszczenia, po załatwieniu sprawy, przekazać podanie urzędowi skarbowemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu pobrania należnej opłaty skarbowej.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, odpowiedź na podanie należy przekazać polskiemu urzędowi konsularnemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu doręczenia i pobrania należnych opłat.

§ 41. 1. Znaki opłaty skarbowej od czynności urzędowej nakleja się na wniosku o dokonanie tej czynności lub protokole stwierdzającym jej wykonanie i kasuje w sposób określony w § 39 ust. 2.

2. Znaki opłaty skarbowej za świadectwa lub zezwolenia wydawane w wyniku wniesienia podania, naklejone na podaniu, kasuje się w sposób określony w § 39 ust. 4, a na wydanym dokumencie umieszcza się odpowiednią adnotację. Jeżeli wydanie świadectwa lub zezwolenia nie wymaga wniesienia podania, znaki opłaty skarbowej nakleja się na wydanym dokumencie i kasuje pieczęcią.

3. Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, adnotację stwierdzającą wysokość i datę wpłaty oraz numer pokwitowania lub numer rachunku bankowego umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie czynności urzędowej albo na świadectwie lub zezwoleniu.

§ 42. 1. Jeżeli opłata skarbowa została uiszczona nienależnie lub w kwocie wyższej od należnej albo jeżeli pomimo jej uiszczenia nie wydano świadectwa lub zezwolenia albo nie dokonano czynności urzędowej, referent, który skasował znaki opłaty skarbowej albo zamieścił na dokumencie adnotację o uiszczeniu opłaty gotówką, jest obowiązany przekazać dokument ze skasowanymi znakami opłaty skarbowej bądź z pokwitowaniem uiszczenia tej opłaty właściwemu urzędowi skarbowemu w celu dokonania zwrotu opłaty.

2. Jeżeli podanie, świadectwo, zezwolenie lub czynność urzędowa są zwolnione od opłaty skarbowej, na podaniu, świadectwie, zezwoleniu lub dokumencie stwierdzającym czynność urzędową należy uczynić adnotację o zwolnieniu, ze wskazaniem podstawy prawnej.

Rozdział XIII

Postępowanie z aktami organów gminy

§ 43. 1. Ogólne przepisy Instrukcji mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością rady gminy, zarządu oraz innych organów kolegialnych powołanych przez radę gminy, jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej.

2. Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio do organów związków międzygminnych.

§ 44. 1. Ustala się wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych dla przewodniczącego rady i jego zastępców oraz pieczęci do podpisu według załącznika nr 6.

2. Na blankietach korespondencyjnych dla rady gminy oraz przewodniczącego rady zamieszcza się herb gminy. Rada gminy może ustanowić dodatkowe oznaczenia na blankietach korespondencyjnych.

§ 45. 1. Sprawy związane z organizacją sesji rady gminy, posiedzeń komisji i zarządu gminy rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

2. Protokoły sesji rady gminy, posiedzeń komisji, posiedzeń zarządu, a także akty tych organów (uchwały, postanowienia, opinie itp.) sporządza się i ewidencjonuje według zasad ustalonych przez radę gminy.

§ 46. 1. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy od numeru jeden.

2. Protokoły sesji numerowane są cyframi rzymskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr I/99, nr XXXII/2000 itp.), protokoły zaś komisji (zarządu) - cyframi arabskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr 1/99, nr 2/99, nr 35/2000).

§ 47. 1. Oryginały protokołów przechowuje się w zbiorach protokołów.

2. Po zakończeniu kadencji protokoły, ułożone chronologiczne, oprawia się w formie książkowej kolejno latami i opatruje spisem treści (zawierającym: daty sesji lub posiedzenia, numery protokołów, tematykę obrad, numer strony zbioru) oraz podpisem:

"Protokoły sesji (posiedzenia Komisji) ......... Rady Gminy nr ...... gmina ........ za rok ..........." .

3. Jeżeli jest to możliwe, wszystkie protokoły powinny być dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej urzędu oraz w powszechnie dostępnych zbiorach informatycznych.

§ 48. 1. W wydziale urzędu wskazanym przez kierownika urzędu, niezależnie od spisów spraw prowadzonych na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, powinny być założone na okres kadencji następujące rejestry:

  1)   uchwał rady gminy i zarządu gminy,

  2)   wniosków i opinii komisji rady gminy,

  3)   interpelacji i wniosków radnych.

2. Jeżeli jest to możliwe, rejestry te powinny być również dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej urzędu oraz w powszechnie dostępnych zbiorach danych.

Rozdział XIV

Powielanie i publikowanie

§ 49. 1. Podstawą sporządzenia kopii dokumentu i wykonania określonego nakładu jest polecenie kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.

2. Dyspozycja polecenia zawiera:

  1)   zwięzłe oznaczenie dokumentu,

  2)   format,

  3)   nakład,

  4)   datę,

  5)   podpis kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.

Rozdział XV

Zbiory wspomagające

§ 50. 1. W urzędach mogą być prowadzone zbiory wspomagające, służące potrzebom pracowników urzędu. Zbiory podlegają wydziałom załatwiającym sprawy budżetowe i gospodarcze.

2. Zasady gromadzenia materiałów i zbiorów wspomagających, organizację i zasady prowadzenia zbiorów oraz obowiązki ich pracowników określają kierownicy wydziałów właściwi w sprawach gospodarczych.

§ 51. 1. W zbiorach wspomagających urzędów mogą być przechowywane:

  1)   przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów,

  2)   publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa obce zakwalifikowane do zbiorów.

2. Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są katalogi i skorowidze prowadzone w sposób zapewniający łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądź tytułu pozycji.

Rozdział XVI

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

§ 52. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędach, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.

§ 53. 1. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:

  1)   przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem § 1 ust. 3,

  2)   przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną,

  3)   prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz urzędów,

  4)   udostępnienia upoważnionym pracownikom:

a)  zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności:

–  edytorów tekstów,

–  arkuszy kalkulacyjnych,

–  baz danych,

–  programów graficznych,

–  oprogramowania antywirusowego,

b)  zakupionych baz danych, a w szczególności:

–  prawnych,

–  baz adresowych,

–  baz danych statystycznych,

c)  utworzonych w urzędzie baz danych, a w szczególności:

–  ewidencji prawa miejscowego,

–  ewidencji zarządzeń kierowników urzędu,

–  baz adresowych,

–  baz danych o regionie,

  5)   współdziałania z dostępnymi bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej,

  6)   tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,

  7)   tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza zajęć kierowników urzędu,

  8)   monitorowania zaleceń kierownika urzędu,

  9)   monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz urzędu,

  10)  umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach,

  11)  informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.

2. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w urzędach osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do spraw organizacji urzędu.

§ 54. 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

  1)   dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,

  2)   odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:

  1)   system haseł identyfikujących pracownika,

  2)   system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień,

  3)   zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych.

3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:

  1)   przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:

a)  operacyjnego,

b)  narzędziowego,

c)  aplikacyjnego,

  2)   archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,

  3)   archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu,

  4)   archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu.

4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym).

5. Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych.

6. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

Rozdział XVII

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

§ 55. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych należy do obowiązków kierownika urzędu.

2. Obowiązki kierownika wydziału w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji przez pracowników wydziału i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:

  1)   prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,

  2)   prawidłowości załatwiania spraw,

  3)   terminowości załatwiania spraw,

  4)   prawidłowości obiegu akt, ustalonego Instrukcją,

  5)   prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaczków,

  6)   prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w § 27,

  7)   terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

3. Do obowiązków kierownika wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników wydziału, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Celowe jest prowadzenie przez każdego referenta podręcznych skorowidzów przepisów (skorowidze te powinny być bieżąco aktualizowane).

ZAŁĄCZNIK Nr 1

PIECZĘĆ WPŁYWU KANCELARII OGÓLNEJ

 

WPŁYNĘŁO             Kancelaria Ogólna                   (datownik)        ilość załączników................      podpis...........................

 

ZAŁĄCZNIK Nr 2

DZIENNIK KORESPONDENCJI

Sekretariatu/Pionu

 

Lp.	Nadawca
	Nazwa jednostki organizacyjnej lub nazwisko interesanta	pismo		Określenie sprawy	Termin załatwienia	Pismo przydzielono/podpis odbiorcy	Uwagi o załatwieniu
		data	znak
1	2	3	4	5	6	7	8

 

ZAŁĄCZNIK Nr 3a

Wzór formularza poleceń Wójta

wzór

ZAŁĄCZNIK Nr 3b

Wzór formularza poleceń Burmistrza

wzór

ZAŁĄCZNIK Nr 3c

Wzór formularza poleceń Prezydenta Miasta

wzór

ZAŁĄCZNIK Nr 4

JEDNOLITY, RZECZOWY WYKAZ AKT DLA ORGANÓW GMIN I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH

WYKAZ HASEŁ KLASYFIKACYJNYCH PIERWSZEGO, DRUGIEGO I TRZECIEGO RZĘDU

 

Symbole klasyfikacyjne I, II i III rzędu			Hasła klasyfikacyjne
1	2	3	4	5
0			ZARZĄDZANIE
	00		ORGANY JEDNOOSOBOWE I KOLEGIALNE
		000	Przepisy prawne dotyczące organów jednoosobowych i kolegialnych
		001	Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej
		002	Sejm i Senat Rzeczypospolitej Polskiej
		003	Referenda
		004	Organy samorządu terytorialnego
		005	Działalność organów gminy
		006	Komisje i zespoły organów gminy
		007	Zjazdy, narady, konferencje
	01		ORGANIZACJA
		010	Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzania
		011	Organizacja urzędu gminy
		012	Organizacja jednostek pomocniczych i podległych
		013	Organizacja innych jednostek organizacyjnych
		014	Akty normatywne
		015	Akty normatywne organów gminy
		016	Akty normatywne innych, gminnych jednostek organizacyjnych
		017	Prace naukowo-badawcze
		018	Metody pracy
	02		PROGNOZOWANIE, PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I STATYSTYKA
		020	Metodyka i organizacja prognozowania, planowania i sprawozdawczości statystycznej
		021	Planowanie i sprawozdawczość
		022	Statystyka i analizy
		023	Meldunki i raporty sytuacyjne
	03		INFORMATYKA
		030	Projektowanie i koordynowanie systemów i programów
		031	Tworzenie i eksploatacja baz danych
		032	Elektroniczne archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych
	04		PODZIAŁ TERYTORIALNY
		040	Ustalanie nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych
		041	Podział terytorialny, zmiany granic administracyjnych
	05		OBSŁUGA PRAWNA, SKARGI I WNIOSKI
		050	Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej oraz skarg i wniosków
		051	Prowadzenie spraw cywilnych
		052	Prowadzenie spraw karnych
		053	Opiniowanie projektów prawnych
		054	Opinie prawne
		055	Interpretacje prawne i spory kompetencyjne
		056	Skargi i wnioski
	06		WYDAWNICTWA I PUBLIKACJE, POPULARYZACJA
		060	Przepisy prawne dotyczące wydawnictw i publikacji
		061	Wydawnictwa
		062	Dzienniki, czasopisma, ogłoszenia, wywiady
		063	Kroniki i monografie
		064	Wystawy, pokazy, imprezy
	07		WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTY
		070	Współdziałanie z organami władzy państwowej
		071	Współdziałanie z jednostkami samorządu terytorialnego i innymi instytucjami
		072	Kontakty zagraniczne
	08		BIUROWOŚĆ, ARCHIWUM, BIBLIOTEKA
		080	Przepisy prawne dotyczące biurowości, archiwów zakładowych, bibliotek
		081	Instrukcje, rejestry, regulaminy
		082	Archiwum zakładowe
		083	Biblioteka urzędowa
		084	Technika pracy biurowej
		085	Formularze i druki
		086	Godła i herby, pieczęcie, tablice urzędowe
		087	Opłaty pocztowe, telefoniczne
	09		NADZÓR, KONTROLE, BADANIA
		090	Zasady i tryb postępowania w sprawach nadzoru, kontroli i badań
		091	Kontrole, inspekcje, lustracje
		092	Badania
		093	Uczestnictwo w obcych kontrolach i badaniach
1			KADRY
	10		OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC, EWIDENCJA OSOBOWA
		100	Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych
		101	Ogólne zasady pracy i płacy
		102	Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia
		103	Sprawy pracownicze
	11		ZATRUDNIENIE I WYNAGRADZANIE
		110	Przepisy prawne dotyczące zatrudniania i wynagradzania
		111	Zatrudnianie i zwalnianie pracowników własnego urzędu
		112	Nagradzanie i awansowanie pracowników własnego urzędu
		113	Zatrudnianie, nagradzanie i awansowanie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych
		114	Opiniowanie pracowników
		115	Odznaczenia państwowe i resortowe
		116	Prace dodatkowe pracowników
	12		SZKOLENIE PRACOWNIKÓW
		120	Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników
		121	Ośrodki doskonalenia kadr pracowniczych
		122	Formy i metody szkolenia
		123	Uczestnicy szkolenia
	13		DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KARY
		130	Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, karania pracowników
		131	Dyscyplina pracy
		132	Urlopy pracownicze
		133	Kary porządkowe i dyscyplinarne
	14		SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
		140	Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych pracowników
		141	Mieszkania, działki, dojazdy
		142	Opieka zdrowotna
		143	Wypoczynek pracowników i ich rodzin
		144	Sport, oświata, kultura
	15		EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA
		150	Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczeniowe
		151	Emerytury i renty
		152	Ubezpieczenia społeczne
	16		BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
		160	Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy
		161	Stan bezpieczeństwa i higieny pracy
		162	Środki ochronne
		163	Wypadki przy pracy, choroby zawodowe
2			ŚRODKI RZECZOWE
	20		ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCIAMI
		200	Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami
		201	Administrowanie nieruchomościami
		202	Ochrona obiektów i mienia
	21		GOSPODARKA ŚRODKAMI RUCHOMYMI
		210	Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe
		211	Meble i sprzęt biurowy
		212	Maszyny i urządzenia
		213	Gospodarka materiałowa i narzędziowa
		214	Inwentaryzacja
	22		INWESTYCJE I REMONTY BUDOWLANE
		220	Przepisy prawne dotyczące inwestycji i remontów
		221	Przygotowanie inwestycji i remontów
		222	Inwestycje budowlane
		223	Remonty
	23		TRANSPORT WŁASNY
		230	Przepisy prawne dotyczące transportu własnego
		231	Zakupy i ewidencja środków transportu
		232	Eksploatacja środków transportu
		233	Warsztaty, garaże, myjnie
3			BUDŻET, PODATKI, RACHUNKOWOŚĆ
	30		PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU
		300	Przepisy prawne dotyczące planowania budżetowego
		301	Budżet gminy
		302	Realizacja budżetu gminy
		303	Gospodarka pozabudżetowa
		304	Finansowanie inwestycji i remontów
		305	Fundusze specjalne i celowe, środki specjalne, pożyczki
	31		PODATKI I OPŁATY
		310	Zobowiązania podatkowe
		311	Akta podatkowo-wymiarowe
		312	Opłaty
		313	Egzekucja należności pieniężnych z tytułu podatków i opłat
	32		DOCHODY INNE
		320	Dochody z majątku gminy
		321	Odsetki
	33		RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA
		330	Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej
		331	Plan kont
		332	Księgowość
		333	Płace
		334	Rozliczenia, diety, ubezpieczenia
		335	Obsługa kasowa
		336	Nadzór głównego księgowego
	34		ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
		340	Rejestr zamówień publicznych
		341	Dokumentacja zamówień publicznych
		342	Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych
4			KULTURA, SPORT, TURYSTYKA, OŚWIATA
	40		UPOWSZECHNIANIE KULTURY
		400	Przepisy prawne dotyczące upowszechniania kultury
		401	Organizacja i programy upowszechniania kultury
		402	Stowarzyszenia kulturalne, twórcy
		403	Organizacja imprez kulturalnych
		404	Ochrona dóbr kultury, zabytki nieruchome
		405	Zabytki archeologiczne
		406	Zabytki ruchome
	41		SPORT, KULTURA FIZYCZNA
		410	Przepisy prawne dotyczące sportu i kultury fizycznej
		411	Kierunki i programy rozwoju kultury fizycznej i sportu oraz sprawozdania z ich realizacji
		412	Wychowanie fizyczne i sport masowy
		413	Obiekty sportowe i rekreacyjne
	42		TURYSTYKA I WYPOCZYNEK
		420	Przepisy prawne dotyczące turystyki i wypoczynku
		421	Kierunki i programy rozwoju turystyki i wypoczynku na terenie gminy
		422	Zagospodarowanie turystyczno-wypoczynkowe
	43		OŚWIATA
		430	Przepisy prawne dotyczące oświaty
		431	System oświaty publicznej
		432	Niepubliczne szkoły i placówki oświatowe
		433	Baza lokalowa, sprzęt
5			SPRAWY OBYWATELSKIE, URZĘDY STANU CYWILNEGO, SPRAWY WOJSKOWE, OBRONA CYWILNA, STRAŻ POŻARNA, KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO, ŁĄCZNOŚĆ
	50		SPRAWY OBYWATELSKIE I SPOŁECZNE
		500	Przepisy prawne dotyczące spraw obywatelskich i społecznych
		501	Stowarzyszenia
		502	Sprawy społeczne
		503	Obywatelstwo
	51		EWIDENCJA LUDNOŚCI, DOWODY TOŻSAMOŚCI, URZĘDY STANU CYWILNEGO
		510	Przepisy prawne dotyczące ewidencji ludności, dowodów tożsamości i urzędów stanu cywilnego
		511	Ewidencja ludności
		512	Dowody osobiste
		513	Urzędy stanu cywilnego
		514	Akta stanu cywilnego
		515	Odtwarzanie treści aktów, powiadomienia, statystyka
	52		SPRAWY WOJSKOWE, BEZPIECZEŃSTWO I PORZĄDEK PUBLICZNY, OCHRONA INFORMACJI NIEJAWNYCH
		520	Przepisy prawne dotyczące spraw wojskowych, bezpieczeństwa i porządku
		521	Sprawy wojskowe
		522	Bezpieczeństwo i porządek publiczny, ochrona informacji niejawnych
		523	Straż gminna (miejska)
	53		SPRAWY OBRONY, OBRONA CYWILNA
		530	Przepisy prawne dotyczące spraw obronnych i obrony cywilnej
		531	Terenowe komitety obrony
		532	Obrona cywilna
		533	Szkolenie obronne i ćwiczenia
		534	Ochrona zakładów pracy i obiektów użyteczności publicznej
		535	Świadczenia na rzecz obronności
	54		OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA, STRAŻE POŻARNE, SYSTEM RATOWNICZO-GAŚNICZY
		540	Przepisy prawne dotyczące ochrony przeciwpożarowej, straży pożarnych
		541	Sieć straży pożarnych, zespołów ratownictwa i ich organizacja
		542	Działalność jednostek przeciwpożarowych
		543	Wyposażenie straży pożarnych
		544	Profilaktyka przeciwpożarowa
	55		KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO, TRANSPORT
		550	Przepisy prawne dotyczące komunikacji, drogownictwa, transportu
		551	Bezpieczeństwo ruchu drogowego
		552	Ewidencja i rejestracja pojazdów
		553	Uprawnienia do kierowania pojazdami
		554	Gospodarka i zarządzanie drogami
		555	System komunikacyjny
	56		ŁĄCZNOŚĆ
		560	Przepisy prawne dotyczące łączności
		561	Zaopatrzenie w sprzęt do łączności
		562	Organizacja łączności alarmowej
6			ROLNICTWO, LEŚNICTWO, PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL
	60		GOSPODARKA ROLNA, WETERYNARIA
		600	Przepisy prawne dotyczące rolnictwa i weterynarii
		601	Obrót nieruchomościami rolnymi
		602	Ochrona gruntów rolnych
		603	Produkcja roślinna
		604	Ochrona roślin
		605	Produkcja zwierzęca
		606	Sprawy ogólne rolnictwa
		607	Nadzór weterynaryjny
	61		LEŚNICTWO, ŁOWIECTWO, OCHRONA PRZYRODY
		610	Przepisy prawne dotyczące gospodarki leśnej, łowieckiej, ochrony przyrody
		611	Gospodarka leśna i ochrona lasów
		612	Łowiectwo
		613	Ochrona przyrody
	62		GOSPODARKA WODNA
		620	Przepisy prawne dotyczące gospodarki wodnej
		621	Sprawy techniczne
		622	Ochrona wód
		623	Ochrona przeciwpowodziowa
	63		GEODEZJA ROLNA
		630	Przepisy prawne dotyczące geodezji rolnej
		631	Służba geodezji rolnej
		632	Wykonawstwo geodezyjne rolne
	64		PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL
		640	Przepisy prawne dotyczące przemysłu, usług i handlu
		641	Sieć zakładów przemysłowych i usługowych
		642	Polityka gospodarcza
		643	Zezwolenia, decyzje, zgłoszenia
		644	Działalność handlowa
		645	Prywatyzacja przedsiębiorstw
7			GOSPODARKA KOMUNALNA, MIESZKANIOWA, LOKALOWA, PRZESTRZENNA, BUDOWNICTWO, URBANISTYKA, ARCHITEKTURA, GEOLOGIA, OCHRONA ŚRODOWISKA
	70		GOSPODARKA KOMUNALNA
		700	Przepisy prawne dotyczące gospodarki komunalnej
		701	Urządzenia komunalne, nadzór
		702	Inwestycje komunalne
		703	Zaopatrzenie ludności w wodę i kanalizację
		704	Drogi, ulice, mosty
		705	Usługi komunalne
		706	Utrzymanie czystości
		707	Tereny zielone, sportowe
		708	Inne usługi komunalne
		709	Cmentarze i grobownictwo
	71		GOSPODARKA MIESZKANIOWA I LOKALOWA
		710	Budownictwo mieszkaniowe
		711	Gospodarowanie budynkami, nadzór
		712	Indywidualne budownictwo mieszkaniowe
		713	Fundusz mieszkaniowy
		714	Gospodarka lokalami
		7140	Polityka lokalowa - prawo lokalowe
		7141	Publiczna gospodarka lokalami
		7142	Nadzór nad gospodarką lokalową
		7143	Ochrona lokatora
		7144	Lokale użytkowe
	72		GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI
		720	Przepisy prawne dotyczące gospodarki nieruchomościami
		721	Ewidencja gruntów nierolniczych i nieruchomości
		722	Gospodarka gruntami
		723	Grunty pod budownictwo mieszkaniowe
		724	Nadzór nad zarządzaniem gruntami
		725	Ogródki działkowe
	73		BUDOWNICTWO, URBANISTYKA, ARCHITEKTURA
		730	Przepisy prawne dotyczące budownictwa, urbanistyki, architektury
		731	Programy prac urbanistycznych i ich realizacja
		732	Planowanie przestrzenne
		733	Lokalizacja inwestycji
		734	Organizacja służb projektowania i budownictwa
		735	Nadzór urbanistyczno-budowlany
	74		GEODEZJA I KARTOGRAFIA
		740	Przepisy prawne dotyczące geodezji i kartografii
		741	Ewidencja gruntów i budynków
		742	Osnowy geodezyjne, mapa zasadnicza, mapy topograficzne
		743	Prace różne (geodezyjne)
		744	Prace geodezyjne i kartograficzne
		745	Nadzór, ewidencja, udostępnianie zasobu
	75		GEOLOGIA
		750	Przepisy prawne dotyczące geologii
		751	Geologia surowcowa
		752	Nadzór nad robotami geologicznymi
		753	Hydrogeologia
		754	Geologia inżynierska
	76		OCHRONA ŚRODOWISKA
		760	Przepisy prawne dotyczące ochrony środowiska
		761	Plany i programy dotyczące ochrony środowiska
		762	Nadzór, koordynacja i kontrola ochrony środowiska
		763	Ochrona gleby, zieleni, obiektów i urządzeń wodnych
		764	Ochrona powietrza atmosferycznego
		765	Szkody górnicze
8			ZDROWIE, POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE
	80		OCHRONA ZDROWIA LUDNOŚCI
		800	Przepisy prawne dotyczące ochrony zdrowia ludności
		801	Plany i programy ochrony zdrowia ludności
		802	Organizacja opieki zdrowotnej
		803	Profilaktyka i oświata zdrowotna
		804	Lecznictwo
		805	Sprawy sanitarne i przeciwepidemiologiczne
		806	Środki lecznicze i sanitarne
	81		POMOC SPOŁECZNA, SPRAWY OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH, OPIEKA NAD DZIEĆMI
		810	Przepisy prawne dotyczące pomocy społecznej i rehabilitacji osób niepełnosprawnych
		811	Jednostki organizacyjne pomocy społecznej
		812	Świadczenia pomocy
		813	Działalność opiekuńcza i usługi opiekuńcze
		814	Sprawy osób niepełnosprawnych
		815	Zatrudnianie i opieka nad osobami niepełnosprawnymi
		816	Opieka nad dziećmi
		817	Zapobieganie patologiom społecznym
9			ZATRUDNIENIE I SPRAWY SOCJALNE
	90		ZATRUDNIENIE
		900	Przepisy prawne dotyczące zatrudnienia
		901	Plany i programy zatrudnienia
		902	Pośrednictwo pracy
		903	Sprawy bezrobotnych
		904	Zatrudnianie młodocianych i absolwentów szkół
		905	Zatrudnianie za granicą i zatrudnianie cudzoziemców
	91		SPRAWY SOCJALNE
		910	Przepisy prawne dotyczące spraw socjalnych
		911	Fundusz Pracy
		912	Różne akcje socjalne

 

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA ORGANÓW GMIN I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH*

0 ZARZĄDZANIE

 

Symbole klasyfikacyjne					Kategoria archiwalna
II Stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału	Hasła klasyfikacyjne	W komórce macierzystej	W innych komórkach	Uwagi
00				ORGANY JEDNOOSOBOWE I KOLEGIALNE
	000			Przepisy prawne dotyczące organów jednoosobowych i kolegialnych	B-10	Bc
	001			Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej
		0010		Wybory Prezydenta RP	B-5	Bc	Postępowanie z dokumentacją wyborczą regulują każdorazowo uchwały Państwowej Komisji Wyborczej
	002			Sejm i Senat Rzeczypospolitej Polskiej
		0020		Wybory do Sejmu i Senatu RP	B-5	Bc	Postępowanie z dokumentacją wyborczą regulują każdorazowo uchwały Państwowej Komisji Wyborczej
		0021		Komisje sejmowe	B-5	Bc
		0022		Zespoły poselskie	B-5	Bc
		0023		Spotkania posłów z wyborcami	B-5	Bc
		0024		Interpelacje, wnioski i postulaty posłów	B-5	Bc
		0025		Spotkania senatorów z wyborcami	B-5	Bc
		0026		Interwencje, wnioski i postulaty senatorów	B-5	Bc
	003			Referenda
		0030		Referendum ogólnokrajowe	B-5	Bc	Postępowanie z dokumentacją referendum określa Państwowa Komisja Wyborcza
		0031		Referendum wojewódzkie	B-5	Bc	Postępowanie z dokumentacją referendum określa Państwowa Komisja Wyborcza
		0032		Referendum powiatowe	B-5	Bc	Postępowanie z dokumentacją referendum określa Państwowa Komisja Wyborcza
		0033		Referendum gminne	BE-5	Bc	Postępowanie z dokumentacją referendum określa Państwowa Komisja Wyborcza
	004			Organy samorządu terytorialnego
		0040		Wybory organów samorządu terytorialnego	BE-5	Bc	Wybory do rad: gminy, powiatu i sejmiku województwa. Postępowanie z dokumentacją wyborów określa Państwowa Komisja Wyborcza
		0041		Wybory organów jednostek pomocniczych gminy	BE-5	Bc	Do rad sołeckich i rad dzielnic (osiedli). Do kategorii A zalicza się protokoły głosowania, zestawienie i protokoły wyników
	005			Działalność organów gminy
		0050		Organizacja i zasady funkcjonowania organów gminy	A	Bc
		0051		Programy działania organów gminy	A	Bc
		0052		Sesje rady gminy	A	Bc	Protokoły i materiały
		0053		Sprawozdania z działalności rady	A	Bc
		0054		Wybory ławników sądowych	BE-5	Bc
		0055		Posiedzenia zarządu gminy	A	Bc	Protokoły i materiały
		0056		Sprawozdania z działalności zarządu	A	Bc
		0057		Zebrania organów uchwałodawczych jednostek pomocniczych	A	Bc	Protokoły zebrań wiejskich, rady sołeckiej, rady dzielnicy (osiedla)
		0058		Rejestr wniosków i interpelacji radnych	A	Bc	Interpelacje i wnioski: kat. B-5
		0059		Spotkania radnych z wyborcami	BE-5	Bc	w tym: wnioski i postulaty wyborców
	006			Komisje i zespoły organów gminy
		0060		Powoływanie komisji i zespołów	A	Bc
		0061		Ewidencja komisji i zespołów	A	Bc
		0062		Programy działania komisji i zespołów	A	Bc
		0063		Posiedzenia komisji i zespołów - protokoły	A	Bc	Dla poszczególnych komisji i zespołów zakłada się odrębnie numerowane podteczki, np. "0053 - 1 Komisja ds. budżetu i finansów"
		0064		Plany i sprawozdania z działalności komisji i zespołów	A	Bc	Uwagi: - jak wyżej
		0065		Obsługa administracyjna komisji i zespołów	B-5	Bc	Korespondencja w sprawach organizacyjnych, harmonogramy, zawiadomienia, itp.
	007			Zjazdy narady, konferencje
		0070		Plany i programy zjazdów, narad i konferencji - własnych	A	Bc
		0071		Organizacja zjazdów, narad i konferencji - własnych	B-5	Bc	Obsługa administracyjno-finansowa
		0072		Organizacja zjazdów, narad i konferencji - w podległych jednostkach organizacyjnych	B-3	Bc
		0073		Narady pracowników własnej jednostki	A	Bc	Protokoły, informacje
		0074		Konferencje	A	Bc	Programy, referaty, uchwały, listy uczestników, protokoły
		0075		Udział w obcych zjazdach, naradach i konferencjach	B-3	Bc	Wystąpienia własne (referaty) - kat. A
01				ORGANIZACJA
	010			Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzania	B-10	Bc
	011			Organizacja urzędu gminy
		0110		Statut gminy	A	Bc
		0111		Regulamin organizacyjny	A	Bc
		0112		Podziały czynności	B-10	Bc
		0113		Upoważnienia kierownika urzędu do wykonywania zadań	B-5	Bc	Okres przechowywania nalicza się od 1 stycznia roku następnego po utracie ważności
		0114		Sprawy organizacyjne	B-5	Bc	Korespondencja, notatki, polecenia porządkowe
	012			Organizacja jednostek pomocniczych i podległych
		0120		Przepisy ogólne i podstawy prawne działania	A	Bc	w tym: tworzenie, przekształcenia, likwidacje
		0121		Statuty i regulaminy organizacyjne	A	Bc	Należy założyć odrębnie numerowane podteczki dla każdej jednostki
	013			Organizacja innych jednostek organizacyjnych	B-5	Bc
	014			Akty normatywne			Klasyfikacja dotyczy aktów gromadzonych w innej formie niż w zbiorach (oprawnych rocznikach) dzienników ustaw, monitorów polskich, dzienników urzędowych
		0140		Akty normatywne Prezydenta RP	B-10	Bc
		0141		Akty normatywne Rady Ministrów	B-10	Bc
		0142		Akty normatywne Prezesa Rady Ministrów	B-10	Bc
		0143		Akty normatywne ministrów i kierowników urzędów centralnych	B-10	Bc
		0144		Akty normatywne Wojewody	B-10	Bc
		0145		Akty normatywne organów samorządu wojewódzkiego	B-10	Bc
		0146		Akty normatywne organów samorządu powiatowego	B-10	Bc
	015			Akty normatywne organów gminy
		0150		Uchwały rady gminy	A	Bc
		0151		Uchwały zarządu gminy	A	Bc
		0152		Pisma okólne i zarządzenia kierownika urzędu	A	Bc
		0153		Decyzje kierownika urzędu	B-10	Bc
	016			Akty normatywne innych, gminnych jednostek organizacyjnych
		0160		Uchwały organów kolegialnych	B-10	Bc	Okres przechowywania dotyczy urzędu gminy, w komunalnej jednostce organizacyjnej - kat. B-25
		0161		Pisma okólne i zarządzenia kierowników jednostek organizacyjnych	B-10	Bc
	017			Prace naukowo-badawcze
		0170		Plany i programy prac naukowo-badawczych	B-5	Bc
		0171		Własne prace naukowo - badawcze	A	Bc	W tym prace wykonane na zlecenie urzędu
		0172		Dokumentacja zleceń prac naukowo-badawczych	B-5	Bc
		0173		Prace naukowo-badawcze obce	B-5	Bc
	018			Metody pracy
		0180		Racjonalizacja i usprawnienia funkcjonowania urzędu	B-5	Bc	Wnioski dotyczące usprawnień i zmian organizacyjnych oraz zakresów działania
		0181		Wynalazki pracownicze i patenty	B-5	Bc
		0182		Analiza i oceny efektów wprowadzonych usprawnień i racjonalizacji metod pracy	B-5	Bc
02				PROGNOZOWANIE, PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I STATYSTYKA
	020			Metodyka i organizacja prognozowania, planowania i sprawozdawczości statystycznej
		0200		Opracowania zewnętrzne	B-5	Bc
		0201		Opracowania własne	A	Bc
		0202		Oceny, opinie, uwagi	A	Bc
	021			Planowanie i sprawozdawczość			Hasła w tej grupie nie dotyczą organów kolegialnych gminy oraz budżetu gminy
		0210		Plany i sprawozdania własne	A	Bc	Za okresy roczne i wieloletnie. Projekty planów, plany i sprawozdania miesięczne i kwartalne - kat. B-5
		0211		Plany i sprawozdania jednostek podległych	B-10	Bc	Uwagi: - jak wyżej-
		0212		Plany i sprawozdania zbiorcze	A	Bc
	022			Statystyka i analizy
		0220		Źródłowe materiały statystyczne	BE-5	Bc
		0221		Statystyczne opracowania końcowe własne	A	Bc
		0222		Analizy (kompleksowe i problemowe) własne	A	Bc
		0223		Analizy jednostek podległych	B-10	Bc
		0224		Analizy zbiorcze	A	Bc
	023			Meldunki i raporty sytuacyjne
		0230		Meldunki i raporty sytuacyjne własne	BE-5	Bc
		0231		Meldunki i raporty sytuacyjne jednostek podległych	B-5	Bc
03				INFORMATYKA
	030			Projektowanie i koordynowanie systemów i programów
		0300		Organizacja projektowania i programowania	A	Bc
		0301		Ewidencja stosowanych systemów i programów	A	Bc
		0302		Ogólne schematy systemów	A	Bc
		0303		Wdrażanie i eksploatacja systemów i programów	A	Bc
		0304		Licencje oprogramowania	B5	Bc	Okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu
		0305		Ustalanie uprawnień dostępu do danych	B5	Bc
		0306		Redagowanie stron internetowych	A	Bc
	031			Tworzenie i eksploatacja baz danych
		0310		Zakup, wdrażanie i aktualizacja zewnętrznych baz danych	BE-5	Bc
		0311		Bazy danych własne - projekty i instrukcje ich prowadzenia	A	Bc
		0312		Ewidencja baz danych	A	Bc
	032			Elektroniczne archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych
		0320		Zasady archiwizowania i sporządzania wydruków	A	Bc
		0321		Archiwizowanie oprogramowania	A		Nośniki przechowywane w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu
		0322		Archiwizowanie danych z pamięci komputerów lokalnych - w cyklu kilkudniowym	Bc		Nośniki przechowuje się w innym pomieszczeniu
		0324		Archiwizowanie danych z pamięci serwerów sieciowych - w cyklu tygodniowym	Bc		Nośniki przechowywane w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.
		0325		Archiwizowanie danych z pamięci serwerów sieciowych - w cyklu miesięcznym	BE-5		Nośniki przechowywane w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu
04				PODZIAŁ TERYTORIALNY
	040			Ustalanie nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych	A		Materiały źródłowe, ustalenia i urzędowe ogłoszenia uprawnionych organów dotyczące nazw miejscowości obiektów fizjograficznych z obszaru gminy
	041			Podział terytorialny, zmiany granic administracyjnych
		0410		Przepisy prawne dotyczące podziału terytorialnego	B-10	Bc
		0411		Tworzenie i znoszenie województw	A	Bc	Decyzje uprawnionego organu w zakresie dotyczącym przynależności administracyjnej danej gminy
		0412		Tworzenie i znoszenie powiatów	A	Bc	Uwagi jak wyżej
		0413		Nadawanie statusu miasta	A	Bc
		0414		Tworzenie i znoszenie gmin	A	Bc	W tym sprawy związane z łączeniem i dzieleniem gmin, zmiany i przywracanie nazw, zmiany siedzib
		0415		Tworzenie i znoszenie sołectw, dzielnic i osiedli	A	Bc
		0416		Zmiany granic województw	A	Bc	Decyzje uprawnionego organu w zakresie dotyczącym przynależności administracyjnej danej gminy
		0417		Zmiany granic powiatów	A	Bc	Uwagi jak wyżej
		0418		Zmiany granic miast	A	Bc
		0419		Zmiany granic gmin	A	Bc
05				OBSŁUGA PRAWNA, SKARGI I WNIOSKI
	050			Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej oraz skarg i wniosków	B-10	Bc
	051			Prowadzenie spraw cywilnych
		0510		Rejestr spraw cywilnych	B-5	Bc
		0511		Prowadzenie spraw cywilnych - materiały	B-5	Bc	Okres przechowywania nalicza się od roku następnego po uprawomocnieniu się wyroku
		0512		Występowanie przed sądami	B-5	Bc
		0513		Zastępstwo sądowe	B-3	Bc
	052			Prowadzenie spraw karnych
		0520		Rejestr spraw karnych	B-5	Bc
		0521		Prowadzenie spraw karnych - materiały	B-5	Bc	Okres przechowywania nalicza się od roku następnego po uprawomocnieniu się wyroku
		0522		Występowanie przed sądami	B-5	Bc
		0523		Współdziałanie z organami ścigania w sprawach zapobiegania przestępstwom	B-5	Bc
		0524		Zastępstwo sądowe	B-5	Bc
	053			Opiniowanie projektów aktów prawnych
		0530		Projekty aktów prawnych gminy	B-3	Bc
		0531		Projekty aktów prawnych starosty powiatowego	B-3	Bc
		0532		Projekty aktów prawnych marszałka województwa	B-3	Bc
		0533		Projekty aktów prawnych wojewody	B-3	Bc
		0534		Projekty aktów prawnych Rady Ministrów i ministrów	B-3	Bc
		0535		Projekty aktów prawnych innych organów centralnych	B-3	Bc
		0536		Projekty aktów prawnych ustaw	B-3	Bc
	054			Opinie prawne
		0540		Opinie prawne dla organów gminy i komórek organizacyjnych własnego urzędu	B-5	Bc
		0541		Opinie prawne dla jednostek podległych	B-5	Bc
		0542		Opinie prawne dla innych jednostek organizacyjnych	B-5	Bc
	055			Interpretacje prawne i spory kompetencyjne
		0550		Interpretacje prawne - własne	A	Bc
		0551		Interpretacje prawne - obce	B-5	Bc
		0552		Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami gminy a organami powiatu i samorządu wojewódzkiego	BE-5	Bc
		0553		Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami gminy a organami administracji rządowej	BE-5
	056			Skargi i wnioski
		0560		Rejestr skarg i wniosków	A	Bc
		0561		Rozpatrywanie skarg	BE-5	Bc	Do kategorii A zaliczyć 5% spraw
		0562		Rozpatrywanie wniosków	B-3	Bc
		0563		Analizy i oceny skarg i wniosków	A	Bc
		0564		Nadzór i kontrola rozpatrywania skarg i wniosków	B-3	Bc
06				WYDAWNICTWA I PUBLIKACJE POPULARYZACJA
	060			Przepisy prawne dotyczące wydawnictw i publikacji	B-10	Bc
	061			Wydawnictwa
		0610		Programy i plany wydawnictw i publikacji własnych	A	Bc
		0611		Programy i plany wydawnictw i publikacji obcych	B-5	Bc
		0612		Wykonanie poligraficzne	B-2	Bc
		0613		Kolportaż i rozpowszechnianie wydawnictw	B-2	Bc
		0614		Dokumentacja wydawnictw własnych	A	Bc	Karty wydawnicze, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje
	062			Dzienniki, czasopisma, ogłoszenia, wywiady
		0620		Prenumerata dzienników i czasopism	B-2	Bc
		0621		Ogłoszenia i obwieszczenia własne	A	Bc
		0622		Przygotowanie i koordynowanie polityki informacyjnej w środkach masowego przekazu	BE-5	Bc
		0623		Współpraca z mediami	BE-5	Bc
		0624		Konferencje prasowe	A	Bc
		0625		Wywiady i informacje dla prasy, radia i telewizji	A	Bc
		0626		Wycinki prasowe dotyczące działalności własnego urzędu	A	Bc
		0627		Wycinki prasowe dotyczące działalności jednostek podległych	B-2	Bc
		0628		Materiały multimedialne dotyczące promocji gminy	A	Bc
	063			Kroniki i monografie
		0630		Kroniki i monografie własne	A	Bc
		0631		Kroniki i monografie jednostek podległych	A	Bc
		0632		Monografie obce	B-5	Bc
	064			Wystawy, pokazy, imprezy
		0640		Programy, scenariusze, materiały pomocnicze, księgi pamiątkowe o wystawach, pokazach i imprezach własnych	A	Bc
		0641		Techniczna obsługa wystaw, pokazów i imprez	B-2	Bc
		0642		Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych	A	Bc
07				WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTY
	070			Współdziałanie z organami władzy państwowej
		0700		Z Prezydentem i Kancelarią Prezydenta RP	A	Bc
		0701		Z Sejmem i Senatem RP	A	Bc
		0702		Z Prezydium Rządu i Radą Ministrów	A	Bc
		0703		Z ministrami i kierownikami urzędów centralnych	A	Bc
		0704		Z wojewodą i administracją rządową	A	Bc
	071			Współdziałanie z jednostkami samorządu terytorialnego i innymi instytucjami
		0710		Z Sejmikiem Wojewódzkim i Marszałkiem Województwa	A	Bc
		0711		Z Radą Powiatu i Starostą Powiatowym	A	Bc
		0712		Z innymi gminami	BE-5	Bc
		0713		Związki międzygminne (komunalne)	A	Bc
		0714		Stowarzyszenia gmin	A	Bc
		0715		Z organizacjami politycznymi	A	Bc
		0716		Ze związkami zawodowymi i organizacjami społecznymi	A	Bc
		0717		Z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami	BE-5	Bc
	072			Kontakty zagraniczne
		0720		Ogólne zasady i programy kontaktów zagranicznych	A	Bc
		0721		Projekty porozumień w zakresie współpracy z gminami i instytucjami zagranicznymi	B-5	Bc
		0722		Porozumienia, umowy z gminami i instytucjami zagranicznymi	A	Bc
		0723		Nadzorowanie realizacji porozumień i umów	A	Bc
		0724		Wyjazdy za granicę - sprawozdania	A	Bc
		0725		Administracyjna obsługa wyjazdów za granicę	B-5	Bc
		0726		Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy - programy i sprawozdania	A	Bc
08				BIUROWOŚĆ, ARCHIWUM, BIBLIOTEKA
	080			Przepisy prawne dotyczące biurowości, archiwów zakładowych, bibliotek	B10	Bc
	081			Instrukcje, rejestry , regulaminy
		0810		Instrukcje kancelaryjne	A	Bc
		0811		Instrukcje obiegu wybranych rodzajów dokumentacji	A	Bc
		0812		Jednolity rzeczowy wykaz akt	A	Bc
		0813		Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów	B-5	Bc	Dzienniki korespondencji, pocztowe książki nadawcze, rejestry przesyłek poleconych i wartościowych, potwierdzenia odbioru
		0814		Instrukcje i regulaminy archiwum zakładowego i biblioteki urzędowej	A	Bc
	082			Archiwum zakładowe
		0820		Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych	A	Bc
		0821		Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego	A	Bc
		0822		Spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego	A	Bc
		0823		Rejestr i spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji niearchiwalnej zlikwidowanych jednostek organizacyjnych	A	Bc	Dotyczy akt zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, nie posiadających sukcesora, podległych organom gminy
		0824		Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji z archiwum zakładowego	B-2	Bc	Okres przechowywania liczy się od 1 stycznia roku następnego po oddaniu dokumentacji
		0825		Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, protokoły zniszczeń	A	Bc
		0826		Skontrum dokumentacji	B-5	Bc	Okres przechowywania - do czasu przeprowadzenia następnego skontrum
		0827		Zagubienie lub utrata akt	A	Bc	Postępowanie wyjaśniające
	083			Biblioteka urzędowa
		0830		Ewidencja zasobu bibliotecznego, inwentaryzacje	B-50	Bc
		0831		Zakup książek i wydawnictw	B-2	Bc
		0832		Wydawnictwa informacyjne i reklamowe	Bc	Bc	Katalogi, prospekty, foldery itp.
		0833		Ewidencja wypożyczeń	B-5	Bc
		0834		Brakowanie zbiorów, weryfikacja przydatności	B-3	Bc
	084			Technika pracy biurowej
		0840		Zasady organizacji i stosowania nowoczesnej techniki pracy biurowej	B-5		Dotyczy innych zagadnień, niż ujętych w haśle 03 - informatyka, takich jak środki łączności, urządzenia powielające, audiowizualne, itp.
	085			Formularze i druki
		0850		Wzory formularzy i druków własnych	A	Bc	Obowiązujących i stosowanych w urzędzie. Projekty wzorów - kat. Bc
		0851		Druki powszechnego użytku	B-3	Bc	Wzory
		0852		Druki ścisłego zarachowania	B-3		Wzory i zasady gospodarowania
	086			Godła i herby, pieczęcie, tablice urzędowe
		0860		Godła i herby (wzory)	A	Bc
		0861		Zatwierdzanie herbów miast i gmin	A	Bc
		0862		Pieczęcie urzędowe - wzory i ewidencja	A	Bc
		0863		Inne pieczęcie i stemple - wzory odcisków i ewidencja	A	Bc
		0864		Tablice urzędowe - wzory treści i formy	B-5	Bc
	087			Opłaty pocztowe, telefoniczne
		0870		Tabela opłat pocztowych	B-5	Bc
		0871		Opłaty pocztowe	B-3
		0872		Telegramy, telefonogramy, dalekopisy, telefaxy	B-3	Bc
		0873		Wydruki z taryfikacją rozmów wychodzących z urzędu	B-3	Bc
09				NADZÓR, KONTROLE, BADANIA
	090			Zasady i tryb postępowania w sprawach nadzoru, kontroli i badań
		0901		Organizacja jednostek kontrolnych	BE-10	Bc	Dotyczy komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk zajmujących się przeprowadzaniem kontroli
		0902		Książki kontroli	B-5	Bc
		0903		Nadzór uprawnionych organów nad przestrzeganiem prawa przez jednostki samorządu terytorialnego	B-5	Bc	Dotyczy decyzji i postanowień
	091			Kontrole, inspekcje, lustracje
		0910		Plany kontroli, inspekcji i lustracji oraz sprawozdania z ich realizacji	BE-5	Bc
		0911		Kontrole zewnętrzne własnej jednostki	A	Bc	Protokoły, wnioski, zalecenia, wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z wykonania zaleceń
		0912		Kontrole zewnętrzne jednostek podległych	B-5	Bc
		0913		Kontrole wewnętrzne	B-5	Bc
		0914		Kontrole jednostek podległych przeprowadzane przez organy gminy	A	Bc
	092			Badania
		0920		Badanie uchwał jednostek samorządu terytorialnego	BE-5	Bc
		0921		Badanie zgodności postępowania administracyjnego z obowiązującymi aktami prawnymi	B-5	Bc
	093			Uczestnictwo w obcych kontrolach i badaniach
		0930		Udział w kontrolach organizowanych przez specjalistyczne jednostki kontrolne	BE-5	Bc
		0931		Udział w kontrolach organizowanych przez organy organizacji społecznych	BE-5	Bc
		0932		Udział w kontrolach organizowanych przez organy samorządu terytorialnego	BE-5	Bc

 

1- KADRY

 

Symbole klasyfikacyjne					Kategoria archiwalna
II Stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału	Hasła klasyfikacyjne	W komórce macierzystej	W innych komórkach	Uwagi
10				OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC, EWIDENCJA OSOBOWA
	100			Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych	B-10	Bc
	101			Ogólne zasady pracy i płacy
		1010		Umowy zbiorowe i zakładowe	A	Bc
		1011		Taryfikatory kwalifikacyjne	A	Bc
		1012		Regulaminy pracy, czas pracy	A	Bc
		1013		Analizy, oceny sprawozdawczość	A	Bc
	102			Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia
		1020		Akta osobowe pracowników urzędu	BE-50	Bc	Sposób prowadzenia akt osobowych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28.05.1996 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 286)
		1021		Akta osobowe kadry kierowniczej jednostek podporządkowanych	BE-50	Bc
		1022		Ewidencja akt osobowych	B-50	Bc
		1023		Legitymacje służbowe	B-5	Bc
		1024		Sprawy wojskowe pracowników	B-5	Bc
		1025		Świadectwa pracy, zaświadczenia	B-5	Bc
	103			Sprawy pracownicze
		1030		Alimenty i inne potrącenia	B-5	Bc
		1031		Zasiłki rodzinne	B-5	Bc
11				ZATRUDNIENIE I WYNAGRADZANIE
	110			Przepisy prawne dotyczące zatrudniania i wynagradzania	B-10	Bc
	111			Zatrudnianie i zwalnianie pracowników własnego urzędu
		1110		Zapotrzebowanie i nabór pracowników	B-2	Bc
		1111		Zatrudnianie i zwalnianie pracowników	B-2	Bc
		1112		Zatrudnianie i zwalnianie pracowników specjalnych kategorii	B-5	Bc
		1113		Zatrudnianie i zwalnianie pracowników młodocianych	B-2	Bc
		1114		Zatrudnianie w godzinach nadliczbowych	B-2	Bc
	112			Nagradzanie i awansowanie pracowników własnego urzędu
		1120		Nagradzanie pracowników	B-2	Bc
		1121		Awansowanie pracowników	B-2	Bc
		1122		Nagrody jubileuszowe	B-2	Bc
		1123		Dyplomy, listy, podziękowania	B-2	Bc
	113			Zatrudnianie, nagradzanie i awansowanie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych
		1130		Powoływanie i odwoływanie	B-5	Bc
		1131		Nagradzanie i awansowanie	B-5	Bc
		1132		Nagrody jubileuszowe	B-5	Bc
		1133		Dyplomy, listy, podziękowania	B-2	Bc
	114			Opiniowanie pracowników
		1140		Opiniowanie pracowników własnego urzędu	B-5	Bc
		1141		Opiniowanie pracowników gminnych jednostek organizacyjnych	B-5	Bc
		1142		Przeglądy kadrowe	B-5	Bc
	115			Odznaczenia państwowe i resortowe
		1150		Ewidencja pracowników odznaczonych	BE-10	Bc
		1151		Odznaczenia państwowe (wnioski)	B-5	Bc
		1152		Odznaczenia resortowe	B-5	Bc
	116			Prace dodatkowe pracowników
		1160		Ewidencja pracowników wykonujących prace dodatkowe	B-5	Bc
		1161		Umowy o zakazie konkurencji	B-5	Bc
		1162		Prace zlecone	B-5	Bc
		1163		Umowy o dzieło	B-5	Bc
12				SZKOLENIE PRACOWNIKÓW
	120			Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników	B-10	Bc
	121			Ośrodki doskonalenia kadr pracowniczych
		1210		Lokale, pomieszczenia i ich wyposażenie	B-5	Bc
		1211		Pracownicy ośrodków	B-5	Bc
		1212		Koszty szkolenia, rozliczenia, zwolnienia od kosztów	B-5	Bc
		1213		Baza wyżywieniowa, rozliczenia	B-5	Bc
		1214		Obsługa techniczno-kancelaryjna kursów	B-5	Bc
		1215		Dokumentacja szkolenia	B-5	Bc	Dzienniki zajęć, listy obecności
	122			Formy i metody szkolenia
		1220		Plany i programy szkolenia oraz sprawozdania z ich wykonania	A	Bc
		1221		Analizy i oceny form szkoleniowych	A	Bc
		1222		Kursy	B-5	Bc	Protokoły i świadectwa - zob. hasło 1232 (kat.B-50)
		1223		Seminaria, sympozja, kursokonferencje	B-3	Bc
		1224		Szkolenie praktykantów	B-3	Bc
		1225		Egzaminy kwalifikacyjne	B-50	Bc
		1226		Praktyki szkoleniowe	B-3	Bc
		1227		Samokształcenie, dokształcanie	B-3	Bc
	123			Uczestnicy szkolenia
		1230		Ewidencja szkolonych	B-10	Bc
		1231		Dobór kadr do szkolenia	B-2	Bc
		1232		Protokoły egzaminów	B-50	Bc
13				DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KARY
	130			Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, karania pracowników	B-10	Bc
	131			Dyscyplina pracy
		1310		Karty ewidencji czasu pracy	B-10	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika
		1311		Listy obecności pracowników	B-3	Bc
		1312		Absencja chorobowa	B-3	Bc
		1313		Książki wyjść poza urząd	B-3	Bc
		1314		Ewidencja delegacji służbowych	B-3	Bc
		1315		Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej	B-3	Bc
	132			Urlopy pracownicze
		1320		Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych pracowników urzędu własnego	B-3	Bc
		1321		Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych kadry kierowniczej gminnych jednostek organizacyjnych	B-3	Bc
		1322		Urlopy okolicznościowe	B-3	Bc
		1323		Urlopy macierzyńskie	B-5	Bc
		1324		Urlopy bezpłatne	B-3	Bc
		1325		Urlopy dla poratowania zdrowia	B-3	Bc
	133			Kary porządkowe i dyscyplinarne
		1330		Upomnienia	Bc	Bc	Zgodnie z przepisami kodeksu pracy
		1331		Zawieszenie w czynnościach	B-5	Bc
		1332		Zacieranie nałożonych kar	B-5	Bc
	134			Postępowanie dyscyplinarne	BE-5	Bc
14				SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
	140			Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych pracowników	B-10	Bc
	141			Mieszkania, działki, dojazdy
		1410		Mieszkania pracownicze, pomoc i interwencje w sprawach mieszkaniowych	B-3	Bc
		1411		Pracownicze ogródki działkowe	B-3	Bc
		1412		Działki budowlane dla pracowników	B-3	Bc
		1413		Dojazdy do pracy - dopłaty do biletów	B-3	Bc
	142			Opieka zdrowotna
		1420		Ambulatoria własne	B-3	Bc
		1421		Sanatoria, wczasy lecznicze	B-3	Bc
		1422		Zasiłki chorobowe	B-5	Bc
		1423		Zasiłki porodowe, pogrzebowe, inne	B-5	Bc
		1424		Opieka nad inwalidami	B-3	Bc
		1425		Opieka nad emerytami i rencistami	B-3	Bc
		1426		Opieka nad dziećmi pracowników	B-3	Bc
	143			Wypoczynek pracowników i ich rodzin
		1430		Wczasy pracownicze i rodzinne	B-3	Bc
		1431		Obozy, kolonie dla dzieci i młodzieży	B-3	Bc
		1432		Własna baza wczasowo-kolonijna	B-3	Bc
		1433		Wyjazdy śródroczne młodzieży szkolnej ("zielone szkoły")	B-3	Bc
	144			Sport, oświata, kultura
		1440		Własna baza sportowa i oświatowo-kulturalna	B-3	Bc
		1441		Imprezy sportowe dla pracowników	B-3	Bc
		1442		Wypożyczalnie sprzętu sportowego	B-3	Bc
		1443		Biblioteki i czytelnie dla pracowników	B-3	Bc
		1444		Imprezy kulturalno-oświatowe dla pracowników	B-3	Bc
15				EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA
	150			Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczeniowe	B-10	Bc
	151			Emerytury i renty
		1510		Ewidencja emerytów i rencistów	B-10	Bc
		1511		Wnioski o emerytury	B-3	Bc
		1512		Wnioski o renty	B-3	Bc
	152			Ubezpieczenia społeczne
		1520		Składki ubezpieczenia społecznego	B-5	Bc
		1521		Zbiorowe ubezpieczenia pracowników	B-3	Bc
		1522		Legitymacje ubezpieczeniowe	B-5	Bc
16				BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
	160			Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy	B-10	Bc
	161			Stan bezpieczeństwa i higieny pracy
		1610		Przeglądy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy - w urzędzie własnym	B-3	Bc
		1611		Przeglądy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w jednostkach podległych	B-3	Bc
		1612		Analizy i oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy	BE-5	Bc
	162			Środki ochronne
		1620		Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej	B-3	Bc	Karty ewidencyjne
		1621		Urządzenia ochronne i sanitarne	B-3	Bc
		1622		Środki utrzymania czystości	B-3	Bc
	163			Wypadki przy pracy, choroby zawodowe
		1630		Wypadki przy pracy	B-10	Bc	Wypadki śmiertelne, zbiorowe - kat. A
		1631		Wypadki w drodze do i z pracy	B-10	Bc
		1632		Zgłoszenia chorób zawodowych	B-10	Bc
		1633		Analizy i oceny wypadkowości i chorób	B-10	Bc
		1634		Profilaktyka zapobiegawcza i badania okresowe	B-5	Bc

 

2 - ŚRODKI RZECZOWE

 

Symbole klasyfikacyjne					Kategoria archiwalna
II Stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału	Hasła klasyfikacyjne	W komórce macierzystej	W innych komórkach	Uwagi
20				ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCIAMI
	200			Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami	A	Bc
	201			Administrowanie nieruchomościami
		2010		Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń użytkowanych przez urząd własny	B-10	Bc
		2011		Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń przekazanych w użytkowanie innym jednostkom organizacyjnym	B-10	Bc
		2012		Nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości, lokali, pomieszczeń	B-25	Bc
		2013		Podatki, opłaty i czynsze za lokale, pomieszczenia i nieruchomości własne	B-5	Bc
		2014		Podatki, opłaty i czynsze za lokale, pomieszczenia i nieruchomości jednostek podległych	B-5	Bc
		2015		Gospodarka nieruchomościami, lokalami i pomieszczeniami	B-3	Bc
		2016		Eksploatacja nieruchomości, lokali i pomieszczeń	B-3	Bc
		2017		Eksploatacja urządzeń techniczno-instalacyjnych	B-3	Bc
		2018		Dekoracje, flagowanie, estetyka	B-3	Bc
	202			Ochrona obiektów i mienia
		2020		Ochrona przeciwpożarowa w obiektach własnych	B-5	Bc
		2021		Ochrona przeciwpożarowa w obiektach jednostek podległych	B-5	Bc
		2022		Ochrona (strzeżenie) obiektów własnych	B-3	Bc
		2023		Ochrona (strzeżenie) obiektów jednostek podległych	B-3	Bc
		2024		Ochrona mienia własnego	B-3	Bc
		2025		Ochrona mienia jednostek podległych	B-3	Bc
21				GOSPODARKA ŚRODKAMI RUCHOMYMI
	210			Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe
		2100		Źródła zaopatrzenia, dostawcy	B-3	Bc
		2101		Magazynowanie i użytkowanie ruchomości, materiałów, narzędzi i pomocy biurowych	B-5	Bc
		2102		Ewidencja ruchomości, narzędzi, materiałów i pomocy biurowych	B-5	Bc
		2103		Upłynnianie ruchomości, materiałów, narzędzi i pomocy biurowych	B-5	Bc
	211			Meble i sprzęt biurowy
		2110		Zapotrzebowania, zamówienia, przydziały	B-3	Bc
		2111		Konserwacja i remonty	B-3	Bc
		2112		Kasacja i upłynnianie	B-5	Bc
	212			Maszyny i urządzenia
		2120		Zapotrzebowania, zamówienie, przydziały	B-3	Bc
		2121		Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna	B-5	Bc
		2122		Ewidencja maszyn i urządzeń	B-5	Bc
	213			Gospodarka materiałowa i narzędziowa
		2130		Zasady gospodarki materiałowej i narzędziowej	B-10	Bc	Własne ustalenia - kat. A
		2131		Ewidencja materiałów i narzędzi	B-5	Bc
		2132		Magazynowanie materiałów i narzędzi	B-5	Bc
		2133		Rozliczenia zużycia	B-5	Bc
	214			Inwentaryzacja
		2140		Inwentaryzacja w urzędzie własnym	B-5	Bc
		2141		Inwentaryzacja w jednostkach podległych	B-5	Bc
		2142		Komisje inwentaryzacyjne - własne	B-5	Bc
		2143		Komisje inwentaryzacyjne w jednostkach podległych	B-5	Bc
22				INWESTYCJE I REMONTY BUDOWLANE			Finansowanie inwestycji i remontów - zob. hasła grupy 304
	220			Przepisy prawne dotyczące inwestycji i remontów	B-10	Bc
	221			Przygotowanie inwestycji i remontów
		2210		Normatywy techniczne projektowania	B-5	Bc
		2211		Opinie i uzgodnienia projektów inwestycyjnych i remontów kapitalnych	B-5	Bc
		2212		Zlecenia na wykonanie dokumentacji	B-5	Bc
		2213		Plany inwestycyjne i remontowe	B-5	Bc
	222			Inwestycje budowlane
		2220		Dokumentacja (prawna, techniczna i inna) budynków typowych	BE-5	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty zaprzestania eksploatacji budynku
		2221		Dokumentacja (prawna, techniczna i inna) budynków zabytkowych	A	Bc
		2222		Zlecenia, umowy	B-5	Bc	Umowy zawarte w wyniku zamówienia publicznego - zob. hasło 322.
		2223		Protokoły odbioru, rozliczenia	B-5	Bc
		2224		Zaopatrzenie materiałowe i wyposażeniowe	B-5	Bc
		2225		Sprawozdania z realizacji inwestycji	B-5	Bc
		2226		Ewidencja inwestycji	A	Bc
		2227		Nadzór inwestycyjny	B-5	Bc
	223			Remonty
		2230		Dokumentacja techniczno-prawna	B-5	Bc
		2231		Wykonawstwo remontów kapitalnych - umowy, zlecenia, itp.	B-5	Bc
		2232		Wykonawstwo remontów bieżących	B-5	Bc
		2233		Zaopatrzenie materiałowe	B-5	Bc
		2234		Protokoły odbioru, rozliczenia	B-5	Bc
		2235		Nadzór inwestorski	B-5	Bc
23				TRANSPORT WŁASNY
	230			Przepisy prawne dotyczące transportu własnego	B-10	Bc
	231			Zakupy i ewidencja środków transportu
		2310		Zakupy środków transportu	B-5	Bc
		2311		Ewidencja środków transportu własnych	B-10	Bc
		2312		Ewidencja środków transportu jednostek podległych	B-10	Bc
		2313		Etaty samochodowe	B-5	Bc
	232			Eksploatacja środków transportu
		2320		Przebiegi samochodów własnych	B-5	Bc
		2321		Przebiegi samochodów jednostek podległych	B-5	Bc
		2322		Remonty kapitalne pojazdów	B-5	Bc
		2323		Przeglądy techniczne i remonty bieżące pojazdów	B-5	Bc
		2324		Części zamienne, narzędzia, sprzęt	B-5	Bc
		2325		Paliwo	B-5	Bc
		2326		Zezwolenia na prowadzenie pojazdów służbowych	B-5	Bc
		2327		Ryczałty samochodowe - umowy na używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych	B-5	Bc
	233			Warsztaty, garaże, myjnie	B-3	Bc

 

3 - BUDŻET, PODATKI, RACHUNKOWOŚĆ

 

Symbole klasyfikacyjne					Kategoria archiwalna
II Stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału	Hasła klasyfikacyjne	W komórce macierzystej	W innych komórkach	Uwagi
30				PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU
	300			Przepisy prawne dotyczące planowania budżetowego	B-10	Bc
	301			Budżet gminy
		3010		Opracowania i materiały dotyczące projektu budżetu gminy	B-5	Bc
		3011		Informacja o stanie mienia komunalnego	A	Bc
		3012		Projekty uchwał Rady i Zarządu w sprawach związanych z budżetem	B-5	Bc
		3013		Opinia Regionalnej Izby Obrachunkowej o projekcie budżetu	A	Bc
		3014		Budżet gminy i jego zmiany	A	Bc
		3015		Ustalenie układu wykonawczego budżetu gminy	BE-5	Bc
		3016		Analizy i weryfikacje planów finansowych dysponentów budżetu	B-5	Bc
		3017		Ustalanie powiązań budżetu z gospodarką pozabudżetową	BE-5	Bc
	302			Realizacja budżetu gminy
		3020		Przekazywanie środków dla jednostek budżetowych	B-5	Bc
		3021		Rozliczanie dochodów i wydatków jednostek budżetowych	B-5	Bc
		3022		Rozliczanie dochodów budżetowych z urzędami skarbowymi	B-5	Bc
		3023		Rozliczanie subwencji ogólnej i dotacji celowych	B-5	Bc
		3024		Ewidencja dochodów budżetowych według źródeł ich powstania w zakresie zadań własnych gminy	B-5	Bc
		3025		Ewidencja dochodów budżetowych według źródeł ich powstania w zakresie zadań zleconych	B-5	Bc
		3026		Ewidencja wykorzystania środków budżetowych według dysponentów w zakresie zadań własnych	B-5	Bc
		3027		Ewidencja wykorzystania środków budżetowych według dysponentów w zakresie zadań zleconych	B-5	Bc
		3028		Sprawozdania miesięczne, kwartalne i półroczne z wykonania budżetu	B-5	Bc	Wraz z opiniami Regionalnej Izby Obrachunkowej
		3029		Roczne sprawozdanie i analiza wykonania budżetu	A	Bc	Wraz z opinią Regionalnej Izby Obrachunkowej
	303			Gospodarka pozabudżetowa
		3030		Opracowania i materiały w sprawach planowania i realizacji środków pozabudżetowych	B-5	Bc
		3031		Rozliczanie dotacji ze źródeł pozabudżetowych	B-5	Bc
		3032		Ewidencja wykorzystania środków na realizację zadań gospodarki pozabudżetowej	B-5	Bc
		3033		Plany finansowe zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych	B-5	Bc
	304			Finansowanie inwestycji i remontów
		3040		Plany finansowania inwestycji i ich realizacja	B-5	Bc
		3042		Finansowanie remontów kapitalnych	B-5	Bc
		3043		Finansowanie remontów bieżących	B-5	Bc
	305			Fundusze specjalne i celowe, środki specjalne, pożyczki
		3050		Ewidencja funduszy specjalnych i celowych	B-5	Bc
		3051		Realizacja funduszy specjalnych i celowych - sprawozdania roczne	A	Bc
		3052		Ewidencja przychodów i rozchodów funduszy	B-5	Bc
		3053		Ewidencja przychodów i rozchodów środków specjalnych	B-5	Bc
		3054		Pożyczki, kredyty	B-5	Bc
		3055		Emisja obligacji	B-5	Bc	Okres przechowywania dokumentacji liczy się od roku następnego po wykupie
31				PODATKI I OPŁATY
	310			Zobowiązania podatkowe
		3100		Planowanie dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdania z ich realizacji	A	Bc
		3101		Rejestry podatkowe, ewidencje, wykazy	B-10	Bc
	311			Akta podatkowo-wymiarowe
		3110		Podatek od nieruchomości	B-5	Bc	Zgłoszenia podatkowe, decyzje o wymiarze podatku, odwołania i zażalenia, zaniechanie poboru w całości lub części, stwierdzenie nadpłaty
		3111		Podatek rolny	B-5	Bc
		3112		Podatek leśny	B-5	Bc
		3113		Łączne zobowiązania podatkowe rolników	B-5	Bc
		3114		Podatek od środków transportowych	B-5	Bc
		3115		Podatek od działalności osób fizycznych - karta podatkowa	B-5	Bc
		3116		Podatek od spadków i darowizn	B-5	Bc
		3117		Podatek od posiadania psów	B-5	Bc
		3118		Zaświadczenia w sprawach podatkowych	B-5	Bc
		3119		Współpraca z urzędem skarbowym i bankiem	B-5	Bc
	312			Opłaty			Określanie wysokości stawek, terminów płatności i sposobów poboru, zarządzanie poboru w drodze inkasa, wprowadzanie ulg i zwolnień, określanie inkasentów
		3120		Opłata skarbowa	B-5	Bc
		3121		Opłata eksploatacyjna	B-5	Bc	W części określonej w ustawie z dn. 4.02.1994 r. Prawo geologiczne i górnicze
		3122		Opłata targowa	B-5	Bc
		3123		Opłata miejscowa	B-5	Bc
		3124		Opłata administracyjna	B-5	Bc
	313			Egzekucja należności pieniężnych z tytułu podatków i opłat	B-5	Bc
32				DOCHODY INNE
	320			Dochody z majątku gminy	B-5
	321			Odsetki
		3210		Odsetki od środków finansowych gminy	B-5	Bc
		3211		Odsetki od pożyczek udzielanych przez gminę	B-5	Bc
		3212		Odsetki i dywidendy od kapitału wniesionego do spółek	B-5	Bc
33				RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA
	330			Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej	B-10	Bc
	331			Plan kont	A	Bc
	332			Księgowość
		3320		Księgi rachunkowe zadań własnych	B-5	Bc	Dzienniki finansowe, ewidencja syntetyczna, ewidencja analityczna, aktywa i pasywa, zestawienia obrotów i sald
		3321		Dowody księgowe (zadania własne)	B-5
		3322		Księgi rachunkowe zadań zleconych i powierzonych	B-5
		3323		Dowody księgowe (zadania zlecone)
		3324		Księgi rachunkowe innych należności	B-5	Bc	Należności z tytułu dzierżaw, opłat, sprzedaży
		3325		Dowody księgowe innych należności	B-5	Bc
		3326		Rozrachunki i roszczenia sporne	B-5	Bc
		3327		Deklaracje i rozliczanie podatku VAT	B-5	Bc
	333			Płace
		3330		Dokumentacja służąca sporządzaniu list płac	B-5	Bc
		3331		Listy płac	B-50	Bc
		3332		Karty wynagrodzeń	B-50	Bc
		3333		Zaświadczenia o wysokości zarobków	B-3	Bc
		3334		Listy premii i nagród	B-50	Bc
		3335		Listy zaliczek na wynagrodzenia	B-5	Bc
	334			Rozliczenia, diety, ubezpieczenia
		3340		Rozliczenia delegacji służbowych	B-5	Bc
		3341		Dokumentacja wynagrodzeń za umowy zlecenia i umowy o dzieło	B-5	Bc
		3342		Wypłaty diet radnym
		3343		Rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych	B-5	Bc
		3344		Ustalanie i odprowadzanie składek ubezpieczenia społecznego pracowników	B-5	Bc
	335			Obsługa kasowa
		3350		Raporty i dowody kasowe	B-5	Bc
		3351		Uzgodnienia sald	B-5	Bc
		3352		Depozyty kasowe, wpłaty wadium	B-5	Bc
		3353		Rewizje i lustracje kasy	B-5	Bc
	336			Nadzór Głównego Księgowego	B-5	Bc
34				ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
	340			Rejestr zamówień publicznych	B-10	Bc
	341			Dokumentacja zamówień publicznych	B-5	Bc	Oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja technicznych warunków zamówienia, protokoły komisji, odwołania, korespondencja z Urzędem Zamówień Publicznych
	342			Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych	B-10	Bc

 

* Wykaz akt ma zastosowanie również dla organów powiatu w miastach na prawach powiatu.

4 - KULTURA, SPORT, TURYSTYKA, OŚWIATA

 

Symbole klasyfikacyjne					Kategoria archiwalna
II Stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału	Hasła klasyfikacyjne	W komórce macierzystej	W innych komórkach	Uwagi
40				UPOWSZECHNIANIE KULTURY
	400			Przepisy prawne dotyczące upowszechniania kultury	B-10	Bc
	401			Organizacja i programy upowszechniania kultury
		4010		Plany i programy upowszechniania kultury	A	Bc
		4011		Ewidencja (rejestr) instytucji i placówek kulturalnych	A	Bc
		4012		Organizacja jednostek upowszechniania kultury	A	Bc
		4013		Likwidacja jednostek	A	Bc
		4014		Sprawowanie mecenatu i współpraca ze szkolnictwem artystycznym i ogniskami artystycznymi	BE-5	Bc
		4015		Nadzór nad działalnością instytucji artystycznych i jednostek upowszechniania kultury	B-5	Bc	Wskazanym jest założenie podteczek dla każdej jednostki
		4016		Analizy działalności, oceny i informacje zbiorcze dotyczące instytucji upowszechniania kultury	A	Bc
	402			Stowarzyszenia kulturalne, twórcy
		4020		Ewidencja stowarzyszeń kulturalnych	A	Bc
		4021		Ewidencja twórców profesjonalnych	A	Bc
		4022		Wnioski i dokonywanie wpisów o wykonywaniu wolnych zawodów twórczych	B-10	Bc
		4023		Ewidencja twórców nieprofesjonalnych	A	Bc
	403			Organizacja imprez kulturalnych
		4030		Imprezy i uroczystości stałe (doroczne i jubileuszowe)	A	Bc
		4031		Imprezy i uroczystości inne, występy estradowe	BE-5	Bc
	404			Ochrona dóbr kultury, zabytki nieruchome
		4040		Ewidencja dóbr kultury nie wpisanych do rejestru zabytków	A	Bc
		4041		Zabytki nieruchome - wnioski o wpis do rejestru	A	Bc
		4042		Współdziałanie z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków w zakresie użytkowania obiektu zabytkowego	BE-5	Bc
		4043		Przejmowanie w zarząd obiektu zabytkowego	A	Bc
		4044		Nadzorowanie prac konserwatorskich w obiektach zabytkowych	B-5	Bc
		4045		Opiniowanie projektów adaptacyjnych i modernizacyjnych obiektów zabytkowych	B-5	Bc
		4046		Oznakowywanie zabytków nieruchomych	B-5	Bc
		4047		Powierzanie zabytków w opiekę społecznym opiekunom zabytków	B-10	Bc
		4048		Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci	A	Bc
	405			Zabytki archeologiczne
		4050		Zawiadomienia o znalezieniu przedmiotu archeologicznego lub odkryciu wykopaliska	A	Bc
	406			Zabytki ruchome
		4060		Wnioski o wpis do rejestru	A	Bc
		4061		Przyjmowanie zawiadomień o ujawnieniu przedmiotu zabytkowego	BE-10	Bc
		4062		Zabezpieczanie dóbr kultury w formie tymczasowego zajęcia	B-10	Bc
41				SPORT, KULTURA FIZYCZNA
	410			Przepisy prawne dotyczące sportu i kultury fizycznej	B-10	Bc
	411			Kierunki i programy rozwoju kultury fizycznej i sportu oraz sprawozdania z ich realizacji	A	Bc
	412			Wychowanie fizyczne i sport masowy
		4120		Współpraca w zakresie kultury fizycznej i sportu z innymi samorządami, związkami i organizacjami sportowymi	B-5	Bc
		4121		Organizacja imprez sportowych	B-5	Bc
		4122		Nadzór i kontrolowanie ośrodków sportu i rekreacji	B-5	Bc
		4123		Ewidencja uczniowskich klubów sportowych	B-10	Bc
		4124		Nadzór nad działalnością stowarzyszeń kultury fizycznej oraz związków sportowych mających siedzibę na terenie gminy (miasta)	B-10	Bc
	413			Obiekty sportowe i rekreacyjne
		4130		Wnioski w zakresie remontów i inwestycji gminnych obiektów sportowo-rekreacyjnych i turystycznych	B-5	Bc
		4131		Ewidencja obiektów i urządzeń sportowo-rekreacyjnych	BE-5	Bc
		4132		Nadzór nad przygotowaniem obiektów do sezonu i bieżąca kontrola funkcjonowania	B-5	Bc
42				TURYSTYKA I WYPOCZYNEK
	420			Przepisy prawne dotyczące turystyki i wypoczynku	B-10	Bc
	421			Kierunki i programy rozwoju turystyki i wypoczynku na terenie gminy	A	Bc
	422			Zagospodarowanie turystyczno-wypoczynkowe
		4220		Współpraca ze stowarzyszeniami turystyki działającymi na terenie gminy	B-5	Bc
		4221		Organizacja informacji turystycznej	B-5	Bc
		4222		Zlecanie wytyczania szlaków turystycznych	B-5	Bc
		4223		Współpraca z GOPR i zapewnienie bezpieczeństwa osób przebywających w górach	B-5	Bc
		4224		Współpraca z WOPR i zapewnienie bezpieczeństwa osób pływających, kąpiących się oraz uprawiających sporty wodne	B-5	Bc
		4225		Kategoryzacja pokoi gościnnych	B-5	Bc
43				OŚWIATA
	430			Przepisy prawne dotyczące oświaty	BE-10	Bc	Ustalenia własne - kat. A
	431			System oświaty publicznej
		4310		Ustalanie sieci przedszkoli publicznych i granic ich obwodów	A	Bc
		4311		Ustalanie sieci szkół publicznych i granic ich obwodów	A	Bc
		4312		Zezwolenia na założenie szkoły publicznej	A	Bc
		4313		Organizacja innych placówek oświatowych	A	Bc
		4314		Likwidacja przedszkoli publicznych	B-10	Bc
		4315		Likwidacja szkół publicznych	A	Bc
		4316		Likwidacja innych placówek oświatowych	BE-5	Bc
		4317		Nadzór nad działalnością przedszkoli, szkół i innych placówek oświatowych	B-5	Bc
		4318		Określanie zasad udzielania dotacji publicznym szkołom i placówkom oświatowym	B-10	Bc
		4319		Realizacja obowiązku szkolnego, informacje o stanie i zmianach w ewidencji dzieci i młodzieży	B-5	Bc
	432			Niepubliczne szkoły i placówki oświatowe
		4320		Ewidencja szkół i placówek niepublicznych	A	Bc
		4321		Nadawanie i cofanie uprawnień szkoły publicznej	A	Bc
		4322		Wydawanie decyzji o odmowie wpisu do ewidencji szkół i placówek niepublicznych	B-5	Bc
		4323		Określanie zasad udzielania dotacji szkołom i placówkom niepublicznym	B-10	Bc
	433			Baza lokalowa, sprzęt
		4330		Ewidencja obiektów szkolnych i placówek oświatowych	B-5	Bc	Inwestycje i remonty - zobacz hasła grupy 222 i 223
		4331		Wyposażenie szkół w sprzęt i pomoce naukowe	B-5	Bc
		4332		Organizacja wyjazdów śródrocznych uczniów	B-5	Bc

 

5 -  SPRAWY OBYWATELSKIE, URZĘDY STANU CYWILNEGO, SPRAWY WOJSKOWE, OBRONA CYWILNA, STRAŻ POŻARNA, KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO, ŁĄCZNOŚĆ

 

Symbole klasyfikacyjne					Kategoria archiwalna
II Stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału	Hasła klasyfikacyjne	W komórce macierzystej	W innych komórkach	Uwagi
50				SPRAWY OBYWATELSKIE I SPOŁECZNE
	500			Przepisy prawne dotyczące spraw obywatelskich i społecznych	B-10	Bc
	501			Stowarzyszenia
		5010		Nadzór nad stowarzyszeniami	A	Bc
		5011		Ewidencja stowarzyszeń	A	Bc
	502			Sprawy społeczne
		5020		Repatrianci - sprawy mienia i odszkodowań	BE 10	Bc
		5021		Mniejszości narodowe	B-10	Bc
		5022		Zbiórki publiczne - zezwolenia, nadzór	B-5	Bc
		5023		Nadzór i decyzje w sprawach zgromadzeń i imprez masowych	B-5	Bc
		5024		Zezwolenia na nabycie nieruchomości przez cudzoziemców	B-5	Bc
		5025		Korespondencja z placówkami konsularnymi w sprawach obywatelstwa, zmiany imion i nazwisk, stanu cywilnego oraz w sprawach konwencji i umów międzynarodowych	B-10	Bc
		5026		Odznaki, zezwolenia itp.	B-5	Bc
		5027		Oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy	A	Bc
		5028		Zaświadczenia o stanie majątkowym i rodzinnym	B-5	Bc	W postępowaniu o zwolnienie od kosztów sądowych
	503			Obywatelstwo
		5030		Nadanie i zmiana obywatelstwa	B-5	Bc
		5031		Uznanie za obywatela polskiego	B50	Bc
		5032		Oświadczenia w sprawie wyboru, nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego	B-50	Bc
		5033		Stwierdzenie posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego	B-5	Bc
51				EWIDENCJA LUDNOŚCI, DOWODY TOŻSAMOŚCI, URZĘDY STANU CYWILNEGO
	510			Przepisy prawne dotyczące ewidencji ludności, dowodów tożsamości i urzędów stanu cywilnego	B-10	Bc
	511			Ewidencja ludności
		5110		Rejestry, książki, wykazy, skorowidze meldunkowe, karty osobowe mieszkańców	B-50	Bc
		5111		Wykazy dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu	B-5	Bc
		5112		Wykazy osób zmarłych - dla urzędów skarbowych	B-5	Bc
		5113		Zgłoszenia: meldunkowe, zamieszkania, zmiany miejsca zamieszkania, na pobyt czasowy	B-5	Bc
		5114		Nadzór nad wykonywaniem obowiązku meldunkowego	B-5
		5115		Decyzje w sprawach ewidencji ludności	B-5	Bc
		5116		Odwołania w sprawach decyzji zameldowania i wymeldowania	B-5	Bc
		5117		Szczególne przepisy meldunkowe	B-5	Bc
		5118		Informacja adresowa	B-5	Bc
		5119		Informacje dla Centralnego Biura Adresowego, Rządowego Centrum Informatyki PESEL, WKU i innych urzędów	B-5	Bc
	512			Dowody osobiste
		5120		Rejestry wydanych i utraconych dowodów tożsamości	B-50	Bc
		5121		Wydawanie dowodów osobistych	B-10	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty zgonu
		5122		Wydawanie tymczasowych dowodów osobistych	B-10	Bc
		5123		Wydawanie tymczasowych zaświadczeń tożsamości	B-10	Bc
		5124		Rozliczenia pobranych blankietów	B-5	Bc
		5125		Dokumentacja dotycząca utraty i odnalezienia dowodów tożsamości	B-10	Bc
		5126		Dokumentacja dotycząca dowodów tożsamości osób, które wyjechały za granicę lub zmarły	B-50	Bc
		5127		Odwołania od decyzji odmowy wydania dokumentu tożsamości	B-20	Bc
		5128		Nadzór nad wydawaniem dokumentów tożsamości	B-10	Bc
		5129		Informacje i zaświadczenia	B-5	Bc
	513			Urzędy stanu cywilnego
		5130		Rozmieszczenie urzędów stanu cywilnego	B-10	Bc
		5131		Tworzenie urzędów stanu cywilnego	A	Bc
		5132		Nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego	B-10	Bc
		5133		Odwołania w sprawach zmiany imion i nazwisk	B-50	Bc
		5134		Orzekanie o dostosowaniu imion i nazwisk do zasad pisowni polskiej	B-50	Bc
		5135		Ustalanie brzmienia i pisowni imion i nazwisk	B-50	B
		5136		Sprawy unieważnienia aktów stanu cywilnego dotyczących tego samego zdarzenia lub tej samej osoby	B-5	Bc
		5137		Postępowanie wyjaśniające w celu sprostowania błędów	B-5	Bc
		5138		Zezwolenia na udostępnianie ksiąg stanu cywilnego	B-5	Bc
	514			Akta stanu cywilnego
		5140		Akta zbiorowe dotyczące urodzeń	A	Bc	Przekazuje się je wraz z księgami stanu cywilnego po 100 latach przechowywania w USC
		5141		Akta zbiorowe dotyczące małżeństw	A	Bc	Uwagi: jak wyżej
		5142		Akty zgonów	A	Bc	Uwagi: jak wyżej
		5143		Księgi stanu cywilnego - urodzeń, małżeństw, zgonów	A	Bc
		5144		Skorowidze do ksiąg stanu cywilnego	A	Bc
		5145		Odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego	B-5	Bc
		5146		Zaświadczenia o wpisach dokonanych w księgach lub o ich braku	B-5	Bc
		5147		Zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego	B-5	Bc	Protokoły ustaleń zaginięcia lub zniszczenia - kat. A
		5148		50 - lecie pożycia małżeńskiego	B-50	Bc	i
	515			Odtwarzanie treści aktów, powiadomienia, statystyka
		5150		Odtwarzanie treści aktu stanu cywilnego w razie zaginięcia lub zniszczenia księgi	B-50	Bc
		5151		Odtwarzanie treści aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą	B-50	Bc
		5152		Powiadomienia organów ewidencji ludności o zmianach w aktach stanu cywilnego	B-5	Bc
		5153		Potwierdzenia zgodności danych zawartych we wnioskach o wydanie dowodów osobistych z treścią aktu stanu cywilnego	B-5	Bc
		5154		Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów	A	Bc
		5155		Powiadamianie sądów opiekuńczych o zdarzeniach uzasadniających wszczęcie postępowania z urzędu	B-10	Bc
		5156		Poświadczenia dokumentów w celu odtworzenia akt sądowych	B-5	Bc
52				SPRAWY WOJSKOWE, BEZPIECZEŃSTWO I PORZĄDEK PUBLICZNY, OCHRONA INFORMACJI NIEJAWNYCH
	520			Przepisy prawne dotyczące spraw wojskowych, bezpieczeństwa i porządku	B-10	Bc
	521			Sprawy wojskowe
		5210		Komisje poborowe i lekarskie	B-5	Bc
		5211		Organizacja poboru, rejestr przedpoborowych	B-5	Bc
		5212		Ewidencja poborowych, którzy nie zgłosili się do poboru	B-5	Bc
		5213		Odroczenia zasadniczej służby wojskowej	B-5	Bc
		5214		Zwolnienia ze służby wojskowej	B-5	Bc
		5215		Zezwolenia na pobyt czasowy poborowych za granicą	B-5	Bc
		5216		Kontrole w zakładach pracy i szkołach w zakresie prowadzenia ewidencji osób podlegających obowiązkowi służby wojskowej	B-5	Bc
		5217		Nadzór nad pracą powiatowych komisji poborowych	B-5	Bc
		5218		Ćwiczenia wojskowe i mobilizacja	B-5	Bc	Doręczanie kart powołania
		5219		Współdziałanie w zakresie likwidacji niewypałów	B-5	Bc
	522			Bezpieczeństwo i porządek publiczny, ochrona informacji niejawnych
		5220		Współdziałanie z organami ścigania i wymiaru sprawiedliwości	B-5	Bc
		5221		Administrowanie przejściami granicznymi	B-5	Bc
		5222		Zapobieganie klęskom żywiołowym	BE-5	Bc
		5223		Nadzór i kontrola ochrony informacji niejawnych	B-5	Bc
	523			Straż gminna (miejska)
		5230		Organizacja straży, regulaminy wewnętrzne	A	Bc
		5231		Ochrona porządku w miejscach publicznych	B-5	Bc	Plany, harmonogramy, dzienniki służb, raporty, uzgodnienia z organizatorami zgromadzeń i imprez
		5232		Kontrola ruchu drogowego	B-3	Bc
		5233		Ochrona obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej	B-3	Bc
		5234		Informowanie o stanie i rodzajach zagrożeń	B-5	Bc
		5235		Postępowanie mandatowe	B-5	Bc
53				SPRAWY OBRONY, OBRONA CYWILNA
	530			Przepisy prawne dotyczące spraw obronnych i obrony cywilnej	B-10	Bc
	531			Terenowe komitety obrony
		5310		Organizacja i struktura komitetów obrony	B-10	Bc
		5311		Plany i programy działania komitetów obrony	A	Bc
		5312		Nadzór nad komitetami obrony	B-10	Bc
		5313		Obsługa administracyjno-biurowa komitetu obrony	B-5	Bc
	532			Obrona cywilna
		5320		Organizacja formacji obrony cywilnej	B-10	Bc
		5321		Baza służąca obronie cywilnej	B-50	Bc
		5322		Plany obrony cywilnej (zbiorcze gminy)	A	Bc
		5323		Planowanie i organizowanie systemu ostrzegania ludności	A	Bc
		5324		Ewakuacja załóg zakładów pracy i ludności	B-10	Bc
		5325		Zaopatrzenie ludności w sprzęt i środki ochrony indywidualnej	B-10	B-c
		5326		Nadzór nad organizacją i realizacją zadań obrony cywilnej oraz jej koordynowanie	B-3	Bc
		5327		Zagrożenia nadzwyczajne i przeciwdziałanie ich skutkom	B-5	Bc
	533			Szkolenie obronne i ćwiczenia
		5330		Szkolenie obronne i obrony cywilnej organów kierowania, kadry kierowniczej, formacji O.C. i jednostek organizacyjnych	B-5	Bc
		5331		Ćwiczenia i treningi sprawdzające organów kierowania, formacji i systemów technicznych O.C.	B-5	Bc
		5332		Szkolenie ludności w zakresie powszechnej samoobrony	B-5	Bc
	534			Ochrona zakładów pracy i obiektów użyteczności publicznej
		5340		Ochrona ujęć i urządzeń wodnych	B-10	Bc
		5341		Ochrona aparatury i dokumentacji naukowej, technicznej i technologicznej	B-1O	Bc
		5342		Zaciemnienie i wygaszanie oświetlenia	B-10	Bc
		5343		Zabezpieczenie urządzeń i stanowisk pracy	B-1O	Bc
		5344		Ochrona płodów rolnych i produktów żywnościowych, zwierząt gospodarskich	B-10	Bc
		5345		Przedsięwzięcia związane z ochroną dóbr kultury	B-10	Bc
		5346		Gospodarka sprzętem O.C.	B-5	Bc
		5347		Popularyzacja obronności i O.C.	B-5	Bc
	535			Świadczenia na rzecz obronności
		5350		Świadczenia osobiste i rzeczowe na rzecz obronności kraju	B-10	Bc
54				OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA, STRAŻE POŻARNE, SYSTEM RATOWNICZO-GAŚNICZY
	540			Przepisy prawne dotyczące ochrony przeciwpożarowej, straży pożarnych	B-10	Bc
	541			Sieć straży pożarnych, zespołów ratownictwa i ich organizacja
		5410		Sieć i organizacja terenowych zawodowych straży pożarnych	B-10	Bc
		5411		Rejestr ochotniczych straży pożarnych	B-10	Bc
		5412		Rejestr zakładowych straży pożarnych	B-10	Bc
		5413		Analiza i ocena stanu ochrony przeciwpożarowej	B-5	Bc
		5414		Przedsięwzięcia zmniejszające zagrożenie pożarowe	B-5	Bc
		5415		Kierunki działania jednostek ochrony przeciwpożarowej	B-5	Bc
	542			Działalność jednostek przeciwpożarowych
		5420		Plany operacyjne	B-5	Bc
		5421		Punkty alarmowo-dyspozycyjne	B-5	Bc
		5422		Meldunki i zestawienia dotyczące pożarów	B-5	Bc
		5423		Analizy operacyjnej działalności straży pożarnych	B-5	Bc
		5424		Szkolenie funkcjonariuszy straży pożarnych	B-5	Bc
		5425		Sprawy powodziowe i innych klęsk	B-5	Bc
	543			Wyposażenie straży pożarnych
		5430		Plany wyposażenia technicznego i ich realizacja	B-5	Bc
		5431		Sprzęt i urządzenia pożarnicze	B-5	Bc
		5432		Strażnice, urządzenia widne itp.	B-5	Bc
		5433		Analizy i oceny stanu wyposażenia straży pożarnych	B-5	Bc
	544			Profilaktyka przeciwpożarowa
		5440		Zapobieganie pożarom w zakładach produkcyjnych	B-5	Bc
		5441		Zapobieganie pożarom w obiektach użyteczności publicznej	B-5	Bc
		5442		Zapobieganie pożarom w budynkach mieszkalnych i indywidualnych gospodarstwach rolnych	B-5	Bc
		5443		Zapobieganie pożarom w lasach, na torfowiskach, polach	B-5	Bc
		5444		Propaganda przeciwpożarowa	B-5	Bc
		5445		Nadzór nad działalnością kominiarzy	B-5	Bc
		5446		Opiniowanie dokumentacji projektowych obiektów budowlanych	B-5	Bc
55				KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO, TRANSPORT
	550			Przepisy prawne dotyczące komunikacji, drogownictwa, transportu	B-10	Bc
	551			Bezpieczeństwo ruchu drogowego
		5510		Nadzór nad organizacją ruchu na drogach publicznych	B-3	Bc
		5511		Współpraca z właściwymi organami w zakresie bezpieczeństwa ruchu drogowego	B-3	Bc
		5512		Znaki drogowe i sygnalizacja drogowa	B-3	Bc
		5513		Wypadki drogowe	B-3	Bc
	552			Ewidencja i rejestracja pojazdów
		5520		Ewidencja i rejestracja pojazdów samochodowych	B-5	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty wycofania pojazdu z ruchu
		5521		Ewidencja innych pojazdów	B-5	Bc
		5522		Przeglądy techniczne pojazdów samochodowych	B-5	Bc
		5523		Zezwolenia na przeróbki pojazdów samochodowych	B5	Bc
	553			Uprawnienia do kierowania pojazdami
		5530		Ewidencja, wydawanie, cofanie, zatrzymywanie i zwracanie uprawnień do kierowania pojazdami	B-5	Bc	Okres przechowywania upływa wraz ze zgonem osoby, której dotyczy
		5531		Nadzór nad wydawaniem i cofaniem uprawnień do kierowania pojazdami	B-5	Bc
		5532		Zaświadczenia o posiadaniu pojazdu i uprawnieniu do prowadzenia pojazdu	B-5	Bc
		5533		Odwołania kierowców w sprawach cofnięcia, zatrzymania prawa jazdy	B-5	Bc
		5534		Szkolenie kierowców i kierujących	B-5	Bc
		5535		Wzywanie kierujących pojazdami do poddania się badaniom lekarskim	B-5	Bc
		5536		Wzywanie kierujących do sprawdzenia kwalifikacji	B-5	Bc
	554			Gospodarka i zarządzanie drogami
		5540		Planowanie i finansowanie budowy, modernizacji, utrzymania i ochrony dróg	B-10	Bc
		5541		Budowa, modernizacja, utrzymanie i ochrona dróg	B-10	Bc
		5542		Opinie w sprawie przebiegu dróg	B-10	Bc
		5543		Zaliczanie dróg do określonej kategorii	B-10	Bc
		5544		Zarządzanie siecią dróg	B-5	Bc
		5545		Tereny pod budowę dróg i mostów	B-5	Bc
		5546		Ustalanie stref taryfowych taxi	B-5	Bc
		5547		Ustalanie miejsc postojowych i opłat za parkowanie	B-5	Bc
		5548		Zezwolenia na wykorzystanie dróg w sposób szczególny	B-3	Bc	Zezwol. na lokowanie w pasie dróg obiektów nie związanych z gospodarką drogową i zezwolenia na zajmowanie pasa drogowego
	555			System komunikacyjny
		5550		Funkcjonowanie systemu komunikacyjnego i jego rozbudowa	B-10	Bc
		5551		Studia i analizy ruchu na drogach	BE-10	Bc
		5552		Komunikacja zbiorowa - opiniowanie rozwiązań	B-10	Bc
		5553		Zarządzenia w sprawie doprowadzenia otoczenia kolei do stanu zgodnego z obowiązującymi przepisami	B-5	Bc
56				ŁĄCZNOŚĆ
	560			Przepisy prawne dotyczące łączności	B-10	Bc
	561			Zaopatrzenie w sprzęt do łączności
		5610		Plany zaopatrzenia w sprzęt i materiały do łączności	B-5	Bc
		5611		Ewidencja sprzętu i materiałów łączności	B-3	Bc
		5612		Eksploatacja sprzętu	B-3	Bc
		5613		Remonty i naprawy sprzętu	B-3	Bc
		5614		Plany rozwoju telekomunikacji i usług pocztowych	B-5	Bc
		5615		Sieci TV kablowej	B-5	Bc
	562			Organizacja łączności alarmowej
		5620		Plany i organizacja łączności alarmowej	B-5	Bc
		5621		Ewidencja środków łączności alarmowej	B-5	Bc
		5622		Eksploatacja środków łączności alarmowej	B-5	Bc

 

6 -  ROLNICTWO, LEŚNICTWO, GOSPODARKA WODNA, PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL

 

Symbole klasyfikacyjne					Kategoria archiwalna
II Stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału	Hasła klasyfikacyjne	W komórce macierzystej	W innych komórkach	Uwagi
60				GOSPODARKA ROLNA, WETERYNARIA
	600			Przepisy prawne dotyczące rolnictwa i weterynarii	B-10	Bc
	601			Obrót nieruchomościami rolnymi
		6010		Ewidencja, dokumentacja podstawowa nieruchomości	A	Bc
		6011		Podziały i rozgraniczenia nieruchomości	B-5	Bc
		6012		Scalenia i wymiana gruntów	A	Bc
		6013		Orzekanie o zwrocie nieruchomości poprzedniemu właścicielowi	A	Bc
		6014		Zmiany rodzaju użytkowania nieruchomości rolnej	B-5	Bc	wnioski o uzyskanie zgody, decyzje o wyłączeniu z produkcji rolnej
		6015		Wyłączanie gruntów rolnych i leśnych z produkcji	B-5	Bc
		6016		Wykazy nieruchomości PFZ przeznaczonych do sprzedaży	A	Bc
		6017		Szacowanie i wycena nieruchomości i ogłaszanie możliwości zgłaszania ofert ich zakupu	B-10	Bc
		6018		Dzierżawy nieruchomości	B-5	Bc	Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia dzierżawy
	602			Ochrona gruntów rolnych
		6020		Gospodarka Funduszem Ochrony Gruntów Rolnych	B-5	Bc
		6021		Umowy o przekazaniu gospodarstwa następcy	B-10	Bc
		6022		Przeciwdziałanie nieformalnemu obrotowi ziemią	B-5	Bc
		6023		Wspólnoty gruntowe - statut, plan i regulamin użytkowania gruntów i urządzeń	A	Bc
	603			Produkcja roślinna
		6030		Programowanie produkcji roślinnej	B-5	Bc
		6031		Rejonizacja upraw i struktura zasiewów	A	Bc
		6032		Nadzór nad produkcją roślinną	B-5	Bc
		6033		Zezwolenia na uprawę maku i konopi	B-5	Bc
	604			Ochrona roślin
		6040		Ochrona roślin uprawnych przed chorobami	B-5	Bc
		6041		Informacje o pojawieniu się chorób, szkodników i owadów	B-5	Bc
		6042		Nakazy wykonania określonych czynności i zabiegów	B-5	Bc
		6043		Pomoc właścicielom upraw dotkniętych zniszczeniami	B-5	Bc
	605			Produkcja zwierzęca
		6050		Sprawy uznawania rozpłodników za odpowiednie do hodowli	B-5	Bc
		6051		Uznawanie ferm zwierząt hodowlanych i pasiek za zarodowe lub reprodukcyjne	B-5	Bc
		6052		Nadzór nad produkcją zwierzęcą	B-5	Bc
		6053		Nadzór nad organizacją skupu płodów rolnych	B-5	Bc
		6054		Sprawy rybactwa - podział na obwody	B-5	Bc
	606			Sprawy ogólne rolnictwa
		6060		Analiza i ocena działalności jednostek obrotu produktami rolnymi i obsługi producentów rolnych	A	Bc
		6061		Analiza i prognozy rozwoju rolnictwa i gospodarki żywnościowej oraz usług na rzecz rolnictwa	A	Bc
		6062		Doradztwo i oświata rolnicza	B-5	Bc
		6063		Zwalczanie skutków klęsk żywiołowych w rolnictwie	B-5	Bc
		6064		Rekultywacja gruntów	B-5	Bc
		6065		Gospodarka humusem	B-5	Bc
		6066		Wnioski do KRUS o wcześniejsze przyznanie emerytury	B-5	Bc
	607			Nadzór weterynaryjny
		6070		Nadzór nad targami i spędami	B-3	Bc
		6071		Nadzór weterynaryjny nad obrotem zwierzętami	B-3	Bc
		6072		Nadzór nad zakładami utylizacyjnymi, zbiornicami zwłok zwierzęcych i grzebowiskami	B-3	Bc
		6073		Nadzór nad lecznictwem i profilaktyką weterynaryjną	B-3	Bc
		6074		Zwalczanie wścieklizny	B-3	Bc
		6075		Zwalczanie innych chorób zaraźliwych zwierząt	B-5	Bc
		6076		Opieka weterynaryjna nad hodowlą	B-3	Bc
		6077		Nadzór nad weterynaryjną inspekcją sanitarną	B-3	Bc
61				LEŚNICTWO, ŁOWIECTWO, OCHRONA PRZYRODY
	610			Przepisy prawne dotyczące gospodarki leśnej, łowieckiej, ochrony przyrody	B-10	Bc
	611			Gospodarka leśna i ochrona lasów
		6110		Ustalanie kierunków rozwoju leśnictwa	A	Bc
		6111		Zlecanie, zatwierdzanie i finansowanie planów urządzania lasów niepaństwowych	B-5	Bc
		6112		Wnioski o wykonanie na koszt państwa czynności w zakresie zagospodarowania lasów i przebudowy drzewostanu	B-5	Bc
		6113		Zmiany przeznaczenia gruntów leśnych na cele nierolnicze i nieleśne	B-5	Bc
		6114		Nadzór nad zalesianiem	B-5	Bc
		6115		Zezwolenia na zalesienie gruntów rolnych	B-5	Bc
		6116		Decyzje o przeznaczeniu gruntu nieleśnego do zadrzewienia	B-5	Bc
		6117		Ochrona lasów przed szkodnikami	B-5	Bc
		6118		Ochrona lasów przed pożarami	B-5	Bc
		6119		Spółki leśne - rejestr i nadzór	A	Bc
	612			Łowiectwo
		6120		Gospodarka łowiecka - plany	B-5	Bc
		6121		Nadzór nad administrowaniem łowiectwa	B-5	Bc
	613			Ochrona przyrody
		6130		Ewidencja parków narodowych, rezerwatów i pomników przyrody	A	Bc
		6131		Ustanowienie parku wiejskiego	A	Bc
		6132		Zmiana przeznaczenia terenów, na których znajduje się starodrzew	B-10	Bc
		6133		Ochrona roślin	B-5	Bc
		6134		Ochrona zwierząt	B-5	Bc
		6135		Gospodarka zasobami przyrody	B-5
		6136		Ochrona krajobrazu	B-5	Bc
		6137		Wykroczenia przeciwko przyrodzie	B-5	Bc
62				GOSPODARKA WODNA
	620			Przepisy prawne dotyczące gospodarki wodnej	B-10	Bc
	621			Sprawy techniczne
		6210		Pozwolenia wodno-prawne	B-5	Bc	Na szczególne wykorzystanie wód i wykonanie urządzeń wodnych
		6211		Normowanie poboru i zużycia wody	B-5	Bc
		6212		Orzekanie w sprawach przekazywania nadwyżek wód kopalnianych	B-5	Bc
		6213		Projekty budowlanych obiektów wodnych	BE-5	Bc
		6214		Nadzór techniczno-budowlany nad obiektami gospodarki wodnej	B-5	Bc
		6215		Opinie i uzgodnienia projektów technicznych z zakresu gospodarki wodnej i ochrony wód	BE-5	Bc
		6216		Spółki wodne	BE-10	Bc
		6217		Melioracje użytków rolnych	B-5	Bc
		6218		Ugody w sprawie zmian stosunków wodnych na gruntach	B-5	Bc
	622			Ochrona wód
		6220		Przeciwdziałanie zanieczyszczeniom wód	B-5	Bc
		6221		Decyzje w sprawach czystości wód	B-5	Bc
		6222		Sankcje za zanieczyszczanie wód	B-5	Bc
		6223		Ustalanie linii brzegu dla wód innych niż wody żeglowne	B-5	Bc
		6224		Odszkodowania za zajęcie gruntu przez wodę państwową	B-5	Bc
		6225		Kontrola i nadzór gospodarki wodnej	B-5	Bc
		6226		Ustalanie stref ochronnych źródeł	B-5	Bc
	623			Ochrona przeciwpowodziowa
		6230		Sprawy ochrony przeciwpowodziowej - ogólne	B-5	Bc
		6231		Organizacja ochotniczych drużyn ratowniczych	B-5	Bc
		6232		Zobowiązania do wykonania prac zabezpieczających przed powodzią	B-5	Bc
		6233		Odszkodowania za straty z tytułu udziału w ochronie przed powodzią	B-5	Bc
		6234		Akcje przeciwpowodziowe	B-5	Bc
		6235		Zwalczanie skutków powodzi	B-5	Bc
		6236		Pomoc dla powodzian	B-5	Bc
		6237		Komunikaty i biuletyny informacyjne komitetów przeciwpowodziowych	B-5	Bc
63				GEODEZJA ROLNA			Zobacz też: Obrót nieruchomościami rolnymi - symbol 601
	630			Przepisy prawne dotyczące geodezji rolnej	B-10	Bc
	631			Służba geodezji rolnej
	632			Wykonawstwo geodezyjne rolne
		6320		Ewidencja gruntów rolnych, zmiana, aktualizacja	A	Bc
		6321		Pomiary geodezyjne	B-5	Bc
		6322		Zlecanie pomiarów	B-5	Bc
		6323		Gleboznawcza klasyfikacja gruntów	A	Bc
64				PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL
	640			Przepisy prawne dotyczące przemysłu, usług i handlu	B-10	Bc
	641			Sieć zakładów przemysłowych i usługowych
		6410		Ewidencja podmiotów gospodarczych	A	Bc
		6411		Zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej	B-5	Bc
		6412		Decyzje o rozszerzeniu działalności, o wykreśleniu z ewidencji lub o odmowie wpisu	B-5	Bc
	642			Polityka gospodarcza
		6420		Założenia polityki gospodarczej	BE-5	Bc
		6421		Kompleksowe programy działalności gospodarczej, handlowej i usługowej	A	Bc
		6422		Aktywizacja gospodarcza gminy	B-5	Bc
		6423		Analiza gospodarki gminy	A	Bc
		6424		Konkursy i oferty gminy na zagospodarowanie infrastruktury przemysłowo-usługowej	A	Bc
	643			Zezwolenia, decyzje, zgłoszenia
		6430		Pozwolenia (licencje) na prowadzenie działalności przemysłowej	B-10	Bc
		6431		Pozwolenia (licencje) na prowadzenie działalności usługowej	B-10	Bc
		6432		Nadzór nad prowadzeniem działalności zgodnie z pozwoleniem (licencja)	B-5	Bc
		6233		Nadzór nad polityką rozwoju handlu, przemysłu i usług	B-5	Bc
		6434		Zezwolenia na czasowe zamknięcie placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych	B-3	Bc
		6435		Zezwolenia na sprzedaż alkoholu	B-3	Bc
	644			Działalność handlowa
		6440		Nadzór nad organizacją zaopatrzenia ludności	B-3	Bc
		6441		Plany rozwoju sieci placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych	BE-5	Bc
		6442		Ustalanie godzin pracy placówek	B-3	Bc
		6443		Kontrola funkcjonowania placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych	B-3	Bc
		6444		Analiza i ocena organizacji zaopatrzenia ludności	B-3	Bc
		6445		Skup surowców wtórnych	B-3	Bc
		6446		Nadzór nad funkcjonowaniem targowisk	B-3	Bc
		6447		Regulowanie handlu obwoźnego	B-3	Bc
	645			Prywatyzacja przedsiębiorstw
		6450		Prywatyzacja przedsiębiorstw komunalnych	A	Bc	Przekształcenia w spółki

 

7 -  GOSPODARKA KOMUNALNA, MIESZKANIOWA, LOKALOWA, PRZESTRZENNA, BUDOWNICTWO, URBANISTYKA, ARCHITEKTURA, GEOLOGIA, OCHRONA ŚRODOWISKA

 

Symbole klasyfikacyjne					Kategoria archiwalna
II Stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału	Hasła klasyfikacyjne	W komórce macierzystej	W innych komórkach	Uwagi
70				GOSPODARKA KOMUNALNA
	700			Przepisy prawne dotyczące gospodarki komunalnej	B-5	Bc
	701			Urządzenia komunalne, nadzór
		7010		Analizowanie i prognozowanie rozwoju urządzeń komunalnych	B-5	Bc
		7011		Sprawy gospodarowania zasobami paliw i źródłami energii o lokalnym znaczeniu	B-5	Bc
		7012		Nadzór nad dostawami paliw, energii i wspólną siecią energetyczną	B-5	Bc
		7013		Dysponowanie mocą, energią i ilością paliwa we wspólnej sieci	B-5	Bc
		7014		Gospodarowanie środkami budżetowymi przeznaczonymi na częściowe pokrycie kosztów energii cieplnej dla spółdzielni mieszkaniowych	B-5	Bc
		7015		Nadzorowanie gospodarki komunalnej	B-5	Bc
		7016		Opiniowanie planów i analizy jednostek podległych	B-5	Bc
	702			Inwestycje komunalne
		7020		Planowanie i opiniowanie inwestycji komunalnych	B-5	Bc
		7021		Udział w kosztach inwestycji komunalnych	B-5	Bc
		7022		Zatwierdzanie dokumentacji inwestycji komunalnych	B-5	Bc
		7023		Nadzór nad realizacją budowy urządzeń komunalnych	B-10	Bc
	703			Zaopatrzenie ludności w wodę i kanalizację
		7030		Nadzór w zakresie zleconego administrowania funduszem rozwoju wodociągów i kanalizacji	B-5	Bc
		7031		Nadzór nad planowaniem i finansowaniem komunalnego uzbrojenia wewnątrzosiedlowego budownictwa spółdzielczego	B-5	Bc
		7032		Przejmowanie (komunalizacja) wodociągów i urządzeń wodociągowych	A	Bc
		7033		Eksploatacja ujęć wody i wodociągów	B-5	Bc
		7034		Eksploatacja kanalizacji i oczyszczalni	B-5	Bc
		7035		Umowy o dostawę wody	B-10	Bc
		7036		Ustalanie cen opłat za wodę	B-10	Bc
	704			Drogi, ulice, mosty
		7040		Utrzymanie dróg, mostów, przejazdów itp.	B-5	Bc	w tym "akcja zima"
		7041		Inwestycje na drogach	B-5	Bc
		7042		Partycypacje w kosztach inwestycji na drogach	B-5	Bc
		7043		Wywłaszczanie terenów pod budowę dróg, odszkodowania	B-10	Bc
		7044		Oświetlenie ulic	B-5	Bc
	705			Usługi komunalne
		7050		Nadzorowanie świadczenia usług komunalnych	B-3	Bc
		7051		Sieć energetyczna	B-5	Bc
		7052		Sieć gazownicza	B-5	Bc
		7053		Sieć ciepłownicza	B-5		.
	706			Utrzymanie czystości
		7060		Wysypiska śmieci - utrzymanie, eksploatacja i utylizacja	B-5	Bc
		7061		Analizy stanu sanitarno - porządkowego	B-5	Bc
		7062		Utrzymanie czystości placów, ulic i posesji	B-5	Bc
		7063		Urządzenia służące do utrzymania czystości	B-5	Bc
		7064		Likwidacja nielegalnych wysypisk i składowisk	B-10	Bc
		7065		Szalety publiczne	B-5	Bc
	707			Tereny zielone, sportowe
		7070		Zakładanie i utrzymywanie terenów zieleni miejskiej	B-5	Bc
		7071		Obiekty sportowe i rekreacyjne	B-5	Bc
	708			Inne usługi komunalne
		7080		Schroniska dla bezdomnych zwierząt	B-5	Bc	Zakładanie, utrzymywanie i nadzór
		7081		Rejestracja psów	B-5	Bc
		7082		Akcje sanitarno-porządkowe	B-5	Bc	Np. deratyzacja
	709			Cmentarze i grobownictwo
		7090		Nadzorowanie, organizowanie i sprawowanie opieki nad cmentarzami wojennymi i grobami poległych	BE-5	Bc
		7091		Ewidencja cmentarzy	A	Bc
		7092		Zakładanie, rozszerzanie i likwidacja cmentarzy komunalnych	A	Bc
		7093		Utrzymywanie i zarządzanie cmentarzami komunalnymi	B-5	Bc
		7094		Ekshumacje i przewożenie zwłok	B-5	Bc
71				GOSPODARKA MIESZKANIOWA I LOKALOWA
	710			Budownictwo mieszkaniowe
		7100		Planowanie budownictwa mieszkaniowego	B-10	Bc
		7101		Kredyty na budownictwo mieszkaniowe	B-5	Bc
		7102		Remonty budynków mieszkaniowych	B-10	Bc
	711			Gospodarowanie budynkami, nadzór
		7110		Klasyfikacja odporności budynków na szkody górnicze	BE-10	Bc
		7111		Eksploatacja budynków mieszkaniowych	B-3	Bc
		7112		Gospodarka funduszem rozwoju budownictwa mieszkaniowego	B-5	Bc
		7113		Nadzór nad przedsiębiorstwami budowlanymi i biurami projektowymi	B-5	Bc
		7114		Opiniowanie planów przedsiębiorstw budowlanych i analizy ich wykonania	B-5	Bc
	712			Indywidualne budownictwo mieszkaniowe
		7120		Plany budownictwa jednorodzinnego	B-5	Bc
		7121		Dokumentacja typowa, sprzedaż, porady	B-5	Bc
		7122		Pożyczki, kredyty	B-5	Bc
		7123		Ustalanie przeciętnego kosztu wybudowania domu jednorodzinnego	B-3	Bc
		7124		Zabezpieczenie hipoteczne wierzytelności państwowych	B-5	Bc
	713			Fundusz mieszkaniowy
		7130		Planowanie funduszu mieszkaniowego	B-5	Bc
		7131		Wpływy na fundusz mieszkaniowy	B-5	Bc
		7132		Rozliczenia funduszu mieszkaniowego	B-5	Bc
	714			Gospodarka lokalami
		7140		Polityka lokalowa - prawo lokalowe	B-5	Bc
			71400	Zarządzanie budynkami mieszkalnymi stanowiącymi własność gminy	B-5	Bc
			71401	Ewidencja mieszkań komunalnych	BE-10	Bc
			71402	Ustalanie czynszu na lokale mieszkalne	B-5	Bc
			71403	Projekty rocznych list zawarcia umów najmu lokali mieszkalnych i lokali socjalnych	B-5	Bc
			71404	Umowy najmu lokali mieszkalnych	B-5	Bc	Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy
			71405	Umowy najmu lokali zastępczych	B-5	Bc
			71406	Przydziały lokali w razie klęsk żywiołowych	B-5	Bc
			71407	Zamiana lokali	B-5	Bc
			71408	Usuwanie skutków samowoli mieszkaniowej	B-5	Bc
			71409	Eksmisje	B-5	Bc
		7141		Publiczna gospodarka lokalami
			71410	Przekwaterowanie najemcy do lokalu zamiennego	B-5	Bc
			71411	Podnajem lokali	B-5	Bc
			71412	Przebudowa lokali	B-5	Bc
		7142		Nadzór nad gospodarką lokalową	B-5	Bc
		7143		Ochrona lokatora
			71430	Umowy o opiekę nad najemcą	B-5	Bc
			71431	Rozstrzyganie sporów czynszowych	B-5	Bc
			71432	Współpraca ze Zrzeszeniem Właścicieli Nieruchomości	B-5	Bc
		7144		Lokale użytkowe
			71440	Ewidencja lokali użytkowych w zasobach komunalnych	A	Bc
			71441	Przetargi na lokale użytkowe	B-10	Bc
			71442	Umowy na wynajem lokali użytkowych	B-5	Bc	Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy
			71443	Ustalanie stawek czynszu na lokale użytkowe	B-5	Bc
			71444	Kontrola wykorzystania lokali użytkowych	B-5	Bc
		7145		Sprzedaż budynków i lokali mieszkaniowych	B-25	Bc
72				GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI
	720			Przepisy prawne dotyczące gospodarki nieruchomościami	B-10	Bc
	721			Ewidencja gruntów nierolniczych i nieruchomości
		7210		Ewidencja gruntów nierolniczych	A	Bc
		7211		Ewidencja nieruchomości	A	Bc
		7212		Zasady ustalania cen gruntów	A	Bc
		7213		Listy rzeczoznawców majątkowych	B-10	Bc
	722			Gospodarka gruntami
		7220		Przejmowanie gruntów, nieruchomości	B-15	Bc
		7221		Pierwokup, wywłaszczenia
			72210	Prawo pierwokupu	B-25	Bc
			72211	Wywłaszczanie nieruchomości, zwrot wywłaszczonych nieruchomości	A	Bc
			72212	Zezwolenia na czasowe zajęcie terenu	B-25	Bc
			72213	Zezwolenia na zakładanie, przeprowadzanie i wykonanie na nieruchomościach urządzeń technicznych	B-15	Bc
		7222		Zamiana gruntów, zmiana użytkowania	A	Bc
		7223		Zagospodarowanie gruntów nierolniczych	BE-5	Bc
		7224		Przekazywanie gruntów, sprzedaż, dzierżawa, zarząd
			72240	Przekazywanie gruntów w użytkowanie wieczyste	A	Bc
			72241	Sprzedaż gruntów	A	Bc
			72242	Sprzedaż gruntów na terenach wiejskich, zabudowanych obiektami zabytkowymi	A	Bc
			72243	Dzierżawa, najem, użyczenie	B-5	Bc	Okres przechowywania liczy się od chwili ustania
			72244	Przekazywanie gruntów w zarząd	B-5	Bc	Uwagi: jak wyżej
			72245	Rekompensaty za mienie pozostawione poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej	BE-10	Bc
			72246	Zezwolenia na zbycie nieruchomości	B-15	Bc
		7225		Darowizny i spadkobrania	BE-25	Bc
		7226		Sprzedaż gruntów cudzoziemcom	B-10	Bc
		7227		Gospodarowanie funduszem gospodarki gruntami	B-5	Bc
		7228		Komunalizacja mienia Skarbu Państwa	A	Bc
	723			Grunty pod budownictwo mieszkaniowe
		7230		Dokumentacja terenowo - prawna	A	Bc
		7231		Plany szczegółowe dla gruntów pod budownictwo mieszkaniowe	BE-10	Bc
		7232		Tworzenie zasobu gruntów na cele rozbudowy	A	Bc
		7233		Zarządzanie zasobem gruntów na cele rozbudowy	BE-10	Bc
	724			Nadzór nad zarządzaniem gruntami
		7240		Organizacja zarządzania gruntami	B-10	Bc
		7241		Nadzór i kontrola zarządzania gruntami	B-5	Bc
	725			Ogródki działkowe
		7250		Przeznaczenie gruntów na potrzeby ogródków działkowych	A	Bc
		7251		Przekazywanie gruntów w użytkowanie związkowi działkowców	B-10	Bc
		7252		Infrastruktura ogródków działkowych	B-5	Bc
73				BUDOWNICTWO, URBANISTYKA, ARCHITEKTURA
	730			Przepisy prawne dotyczące budownictwa, urbanistyki, architektury	B-10	Bc
	731			Programy prac urbanistycznych i ich realizacja	A	Bc
	732			Planowanie przestrzenne
		7320		Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego	A	Bc
		7322		Projekty miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego	A	Bc
		7323		Miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego	A	Bc	wraz ze zmianami
		7324		Zawiadamianie zainteresowanych stron o przeznaczeniu terenu	B-5	Bc
		7325		Nadzór nad realizacją ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego	B-10	Bc
		7326		Okresowe oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym wynikających z realizacji planu miejscowego	A	Bc
		7327		Ewidencja zatwierdzonych planów i zmian	A	Bc
		7328		Opinie urbanistyczne o przeznaczeniu terenu w obowiązujących planach zagospodarowania	B-10	Bc
	733			Lokalizacja inwestycji
		7330		Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu dla inwestycji o znaczeniu krajowym i wojewódzkim	A	Bc	Decyzje, opiniowanie decyzji
		7331		Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu dla inwestycji o znaczeniu lokalnym	A	Bc	Decyzje
		7332		Opiniowanie projektów inwestycyjnych	BE-5	Bc
		7333		Określanie zespołu dawnej zabudowy	A	Bc
		7334		Decyzje w sprawach zmiany sposobu wykorzystania terenu bez dokonania inwestycji	BE-5	Bc
	734			Organizacja służb projektowania i budownictwa
		7340		Organizacja służb budownictwa	B-5
	735			Nadzór urbanistyczno-budowlany
		7350		Umowy z inwestorami o wzajemnych zobowiązaniach i świadczeniach	B-10	Bc
		7351		Zatwierdzanie projektów pomników i dzieł plastycznych	A	Bc
		7352		Zatwierdzanie projektów urządzeń, tablic i reklam	B-5	Bc
		7353		Pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części	B-10	Bc	Okres przechowywania nalicza się zgodnie z ustawą Prawo budowlane
		7354		Zgłoszenia zamiaru przystąpienia do wykonywania robót budowlanych	B-5	Bc
		7355		Pozwolenia na użytkowanie obiektów budowlanych oraz przyjmowanie zgłoszeń o przystąpieniu do użytkowania	B-10	Bc
		7356		Pozwolenia na montaż urządzeń wpływających na wygląd obiektów budowlanych	B-10	Bc
		7357		Pozwolenia na rozbiórkę obiektów budowlanych oraz przyjmowanie zgłoszenia zamiaru przystąpienia do rozbiórki	B-5	Bc
		7358		Analizy i oceny ruchu budowlanego	A	Bc
		7359		Zaświadczenia	B-5	Bc	O statusie lokalu, o wydanych pozwoleniach
74				GEODEZJA I KARTOGRAFIA
	740			Przepisy prawne dotyczące geodezji i kartografii	B-10	Bc
	741			Ewidencja gruntów i budynków
		7410		Operaty ewidencji gruntów i budynków	A	Bc
		7411		Numeracja porządkowa nieruchomości	A	Bc
		7412		Nazewnictwo placów i ulic	A	Bc
	742			Osnowy geodezyjne, mapa zasadnicza, mapy topograficzne
		7420		Osnowy geodezyjne	A	Bc
		7421		Ochrona znaków geodezyjnych	B-5	Bc
		7422		Mapa zasadnicza	A	Bc
		7423		Matryce i nakładki tematyczne mapy zasadniczej	BE-10	Bc
		7424		Mapy topograficzne	A	Bc
		7425		Mapy tematyczne	A	Bc
	743			Prace różne (geodezyjne)
		7430		Rozgraniczenia i podziały nieruchomości	A	Bc
		7431		Geodezyjna obsługa inwestycji	BE-5	Bc	Mapy obiektów po inwentaryzacji powykonawczej - kat. A
	744			Prace geodezyjne i kartograficzne
		7440		Ewidencja urządzeń podziemnych	A	Bc
		7441		Dokumentacja urządzeń podziemnych	A	Bc
		7442		Zezwolenia i decyzje dotyczące urządzeń podziemnych	B-10	Bc
		7443		Roboty związane z urządzeniami podziemnymi	B-10	Bc
	745			Nadzór, ewidencja, udostępnianie zasobu
		7450		Organizacja geodezyjnych jednostek wykonawczych	A	Bc
		7451		Nadzór nad pracami geodezyjnymi i kartograficznymi	B-5	Bc
		7452		Gospodarowanie Funduszem Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym	B-5	Bc
		7453		Ewidencja zasobu geodezyjnego i kartograficznego	A	Bc	Księgi ewidencyjne, mapy rozkładowe sekcji
		7454		Udostępnianie zasobu	B-5	Bc	w tym ewidencja i dokumentacja sprzedaży map
75				GEOLOGIA
	750			Przepisy prawne dotyczące geologii	B-5	Bc
	751			Geologia surowcowa
		7510		Ewidencja złóż kopalin do eksploatacji	A	Bc
		7511		Inwentaryzacja i bilanse zasobów złóż kopalin	A	Bc
		7512		Zezwolenia na eksploatacje złóż kopalin	BE-10	Bc
		7513		Analizy wykonawstwa prac w zakresie geologii surowcowej	B-5	Bc
		7514		Opiniowanie koncesji górniczych	BE-5	Bc
	752			Nadzór nad robotami geologicznymi
		7520		Nadzór i kontrola nad prowadzeniem badań i sporządzaniem dokumentacji geologicznych	B-5	Bc
		7521		Orzecznictwo w sprawach szkód powstałych w związku z robotami geologicznymi	B-10	Bc
		7522		Zezwolenie na prowadzenie prac geologicznych	B-5	Bc
		7523		Kontrola realizacji planów prac geologicznych	B-10	Bc
	753			Hydrogeologia	BE-10	Bc
	754			Geologia inżynierska	BE-10	Bc
76				OCHRONA ŚRODOWISKA
	760			Przepisy prawne dotyczące ochrony środowiska	B-10	Bc
	761			Plany i programy dotyczące ochrony środowiska
		7610		Prognozy i programy przedsięwzięć z zakresu ochrony środowiska	A	Bc
		7611		Normatywy i wskaźniki czystości wód	BE-10	Bc
		7612		Normatywy i wskaźniki dotyczące czystości powietrza atmosferycznego	BE-10	Bc
		7613		Normatywy i wskaźniki dotyczące hałasu	BE-10	Bc
		7614		Popularyzacja i propaganda ochrony środowiska	B-3	Bc
	762			Nadzór, koordynacja i kontrola ochrony środowiska
		7620		Badania, analizy i oceny jakości środowiska	A	Bc
		7621		Notatki i pisma z wizji lokalnych	BE-10	Bc
		7622		Nadzór nad ośrodkami badań i kontroli ochrony środowiska	B-3	Bc
		7623		Ustanawianie stref ochronnych	BE-5	Bc
		7624		Opiniowanie lokalizacji inwestycji pod względem szkodliwości dla środowiska	BE-10	Bc
		7625		Nadzór i kontrola inwestycji w zakresie ochrony środowiska	BE-10	Bc
		7626		Opiniowanie lokalizacji warsztatów rzemieślniczych	BE-10	Bc
		7627		Orzecznictwo administracyjne w zakresie szkodliwości dla środowiska	B-5	Bc
		7628		Wnioski o ściganie za wykroczenia określone w ustawie o ochronie przyrody	B-5	Bc
		7629		Gospodarowanie Terenowym Funduszem Gospodarki Wodnej i Ochrony Środowiska	B-5	Bc
	763			Ochrona gleby, zieleni, obiektów i urządzeń wodnych
		7630		Ustalanie warunków wprowadzania ścieków do wody i do ziemi	BE-5	Bc
		7631		Orzekanie kar za nieprzestrzeganie warunków wprowadzania ścieków	B-3	Bc
		7632		Opiniowanie projektów obiektów budowlanych pod kątem ochrony wód, gleby, zieleni	B-3	Bc
		7633		Budowa, remonty, modernizacje obiektów służących ochronie wód, gleby, zieleni	B-3	Bc
		7634		Straże ochrony przyrody	B-3	Bc
		7635		Wycinka drzew i krzewów	B-5	Bc	Zezwolenia
		7636		Utrzymywanie zieleni	B-5	Bc
		7637		Decyzje w sprawie opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska	B-10	Bc
	764			Ochrona powietrza atmosferycznego
		7640		Ewidencja źródeł zanieczyszczeń	A	Bc
		7641		Modernizacja systemów grzewczych	BE-5	Bc	Dotacje, wnioski
		7642		Uzgadnianie dokumentacji i wielkości emisji	BE-5	Bc
		7643		Bilanse źródeł szkodliwego zanieczyszczenia powietrza	A	Bc
	765			Szkody górnicze
		7650		Analizy i informacje dotyczące występowania szkód górniczych	A	Bc
		7651		Opiniowanie planów ruchu kopalń	A	Bc
		7652		Programy i plany w zakresie usuwania szkód górniczych	A	Bc
		7653		Sprawozdania dotyczące usuwania szkód	A	Bc
		7654		Ewidencja orzeczeń organu do spraw szkód górniczych	B-10	Bc
		7655		Nadzór nad wykonaniem orzeczeń w sprawie usuwania szkód	B-10	Bc
		7656		Koordynacja zamierzeń i współpraca z innymi instytucjami w zakresie zapobiegania i likwidacji szkód	BE-10	Bc
		7657		Ewidencja budynków mieszkalnych zakwalifikowanych do rozbiórki na skutek szkód górniczych	A	Bc
		7658		Przeglądy okresowe budynków przeznaczonych do rozbiórki na skutek szkód	B-5	Bc

 

8- ZDROWIE, POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE

 

Symbole klasyfikacyjne					Kategoria archiwalna
II Stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału	Hasła klasyfikacyjne	W komórce macierzystej	W innych komórkach	Uwagi
80				OCHRONA ZDROWIA LUDNOŚCI
	800			Przepisy prawne dotyczące ochrony zdrowia ludności	B-5	Bc
	801			Plany i programy ochrony zdrowia ludności
		8010		Opracowania kompleksowe (baza, kadry, organizacja)	A	Bc
		8011		Opracowania analityczne z zakresu ochrony zdrowia	A	Bc
		8012		Programy zwalczania chorób społecznych	A	Bc
	802			Organizacja opieki zdrowotnej
		8020		Struktura organizacyjna służby zdrowia w gminie	A	Bc
		8021		Rozwój sieci placówek - programy	A	Bc
		8022		Modernizacja i remonty placówek służby zdrowia	B-5	Bc
		8023		Nadzór nad placówkami służby zdrowia	B-5	Bc
		8024		Pracownicy służby zdrowia (rejestr uprawnień)	B-20	Bc
		8025		Kształcenie podyplomowe	B-5	Bc
		8026		Zakłady i urządzenia lecznictwa uzdrowiskowego - ewidencja	A	Bc
		8027		Apteki - tworzenie - zmiany typu - unieruchomienia	A	Bc
	803			Profilaktyka i oświata zdrowotna
		8030		Oświata sanitarna	B-5	Bc
		8031		Opieka profilaktyczna	B-5	Bc
		8032		Szczepienia ochronne	B-5	Bc
		8033		Zapobieganie chorobom zawodowym i wypadkom	B-5	Bc
		8034		Nadzór nad działalnością średnich szkół medycznych	B-5	Bc
		8035		Bezpieczeństwo i higiena pracy w placówkach opieki zdrowotnej	B-5	Bc
	804			Lecznictwo
		8040		Metody leczenia, pielęgnacji i rehabilitacji	A	Bc
		8041		Dokumentacja stanu zdrowia	B-10	Bc
		8042		Ustalanie chorób i przyczyn zgonów	A	Bc
	805			Sprawy sanitarne i przeciwepidemiologiczne
		8050		Zwalczanie chorób zakaźnych	B-5	Bc
		8051		Meldunki o zachorowaniach	B-5	Bc
		8052		Zapobiegawczy nadzór sanitarny	B-5	Bc
		8053		Bieżący nadzór sanitarny	B-5
	806			Środki lecznicze i sanitarne
		8060		Zasady zaopatrywania chorych w środki lecznicze i sanitarne	A	Bc
		8061		Badania środków leczniczych i sanitarnych	B-5	Bc
		8062		Zezwolenia na wyrób środków leczniczych i sanitarnych	B-10	Bc
		8063		Krwiodawstwo	B-5	Bc
		8064		Rozdzielnictwo deficytowych i reglamentowanych artykułów leczniczych i sanitarnych, pomocniczych i	B-2	Bc
				technicznych
81				POMOC SPOŁECZNA, SPRAWY OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH, OPIEKA NAD DZIEĆMI
	810			Przepisy prawne dotyczące pomocy społecznej i rehabilitacji osób niepełnosprawnych	B-5	Bc
	811			Jednostki organizacyjne pomocy społecznej
		8110		Ewidencja jednostek pomocy społecznej	A	Bc
		8111		Nadzór nad działalnością jednostek pomocy społecznej	B-5	Bc
	812			Świadczenia pomocy
		8120		Renty socjalne	B-5	Bc
		8121		Zasiłki celowe	B-5	Bc	w tym specjalne
		8122		Zasiłki stałe	B-5	Bc
		8123		Zasiłki okresowe	B-5	Bc	w tym gwarantowane i specjalne
		8124		Składki na ubezpieczenia społeczne	B-5	Bc
		8125		Pomoc rzeczowa	B-5	Bc
		8126		Pomoc w ekonomicznym usamodzielnieniu się	B-5	Bc
		8127		Dodatkowe świadczenia	B-5	Bc
	813			Działalność opiekuńcza i usługi opiekuńcze
		8130		Wywiady środowiskowe	B-5	Bc
		8131		Decyzje o skierowaniu do jednostek organizacyjnych pomocy społecznej	B-5	Bc
		8132		Mieszkania ochronne	B-5	Bc
		8133		Interwencje kryzysowe	B-5	Bc
		8134		Sprawianie pogrzebów	B-5	Bc
		8135		Pomoc uchodźcom	BE-5	Bc
	814			Sprawy osób niepełnosprawnych
		8140		Zasady doboru zajęć według rodzajów inwalidztwa	B-10	Bc
		8141		Analiza pracy osób niepełnosprawnych	A	Bc
		8142		Popularyzacja rehabilitacji zawodowej	B-5	Bc
		8143		Poradnictwo zawodowe dla osób niepełnosprawnych	B-5	Bc
		8144		Bezpieczeństwo i higiena pracy	B-5	Bc
	815			Zatrudnianie i opieka nad osobami niepełnosprawnymi
		8150		Zasady zatrudniania osób niepełnosprawnych	A	Bc
		8151		Rehabilitacja zawodowa i społeczna	B-5	Bc	Spółdzielnie inwalidzkie, warsztaty pracy chronionej, warsztaty terapii zajęciowej
		8152		Zasady funkcjonowania zakładów opiekuńczo - leczniczych i leczniczo - wychowawczych	A	Bc
	816			Opieka nad dziećmi
		8160		Organizacja domów małego dziecka	A	Bc
		8161		Świetlice dla dzieci specjalnej troski	B-5	Bc
		8162		Organizacja i utrzymanie żłobków	B-5	Bc
	817			Zapobieganie patologiom społecznym
		8130		Zwalczanie i zapobieganie alkoholizmowi	B-5	Bc
		8131		Zwalczanie i zapobieganie narkomanii	B-5	Bc
		8132		Zwalczanie i zapobieganie innym szkodliwym zjawiskom i patologiom	B-5	Bc

 

9 - ZATRUDNIENIE I SPRAWY SOCJALNE

 

Symbole klasyfikacyjne					Kategoria archiwalna
II Stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału	Hasła klasyfikacyjne	W komórce macierzystej	W innych komórkach	Uwagi
90				ZATRUDNIENIE
	900			Przepisy prawne dotyczące zatrudnienia	B-10	Bc
	901			Plany i programy zatrudnienia
		9010		Analizy i oceny rynku pracy	A	Bc
		9011		Bilanse siły roboczej	A	Bc
	902			Pośrednictwo pracy
		9020		Przyjmowanie zgłoszeń zakładów pracy	B-5	Bc
		9021		Kierowanie do pracy	B-3	Bc
		9022		Plany werbunkowe i ich realizacja	B-5	Bc
		9023		Przemieszczanie kadr	B-5	Bc
		9024		Poradnictwo zawodowe	B-3	Bc
	903			Sprawy bezrobotnych
		9030		Rejestr bezrobotnych	B-5	Bc
		9031		Pozyskiwanie miejsc pracy dla bezrobotnych	B-5	Bc
		9032		Przekwalifikowania i przyuczenia do innego zawodu	B-5	Bc
		9033		Zapobieganie skutkom zbiorowych zwolnień z pracy	B-5	Bc
		9034		Prace interwencyjne	B-3	Bc
		9035		Służba zastępcza poborowych	B-5	Bc
	904			Zatrudnianie młodocianych i absolwentów szkół
		9040		Informacja zawodowa	B-3	Bc
		9041		Zatrudnianie absolwentów szkół wyższych	B-3	Bc
		9042		Zatrudnianie absolwentów szkół średnich	B-3	Bc
		9043		Zatrudnianie absolwentów szkół podstawowych	B-3	Bc
		9044		Bilanse młodocianych sił roboczych	A	Bc
		9045		Rekrutacja młodzieży do hufców pracy	B-3	Bc
	905			Zatrudnianie za granicą i zatrudnianie cudzoziemców
		9050		Umowy, porozumienia, wytyczne	B-5	Bc
		9051		Zgłoszenia osób podejmujących prace za granicą na podstawie umów indywidualnych	B-5	Bc
		9052		Kierowanie do pracy za granicą	B-5	Bc
		9053		Zezwolenia na zatrudnienie cudzoziemców	B-5	Bc
91				SPRAWY SOCJALNE
	910			Przepisy prawne dotyczące spraw socjalnych	B-10	Bc
	911			Fundusz Pracy
		9110		Propozycje do planu funduszu pracy	B-3	Bc
		9111		Gospodarowanie środkami Funduszu Pracy	B-5	Bc
		9112		Zasiłki dla bezrobotnych	B-5	Bc
		9113		Zasiłki szkoleniowe	B-5	Bc
		9114		Pożyczki na tworzenie dodatkowych miejsc pracy	B-5	Bc
		9115		Refundacje wynagrodzeń inwalidów, młodocianych, uczniów	B-5	Bc
	912			Różne akcje socjalne
		9120		Stypendia	B-5	Bc
		9121		Hotele robotnicze	B-3	Bc

 

ZAŁĄCZNIK Nr 5

Wzór formularza spisu spraw

 

19.... rok		............ (referent)	........... (symbol kom. org.)			............. (oznacz. teczki)		............. (tytuł teczki wg wykazu akt)
Lp.	SPRAWA (krótka treść)			OD KOGO WPŁYNĘŁA			DATA
				znak pisma	z dnia		wszczęcia sprawy	ostatecznego załatwienia	UWAGI (sposób załatwienia)

 

Spis spraw

ZAŁĄCZNIK Nr 6

WZORY BLANKIETÓW KORESPONDENCYJNYCH, PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH I PIECZĘCI DO PODPISU W ORGANACH SAMORZĄDU GMINY

_______________________________________________________________

I.    Gmina

1.    Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci

     nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych

     w sprawach należących do kompetencji rady:

  1) nagłówkowe:

                    RADA GMINY OSIECZNICA

                          (adres)

  2) podpisowe:

   PRZEWODNICZĄCY RADY      lub    WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

    imię i nazwisko                   imię i nazwisko

_______________________________________________________________

2.    Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     przewodniczącego rady:

  1) nagłówkowe:

                         PRZEWODNICZĄCY

                      RADY GMINY OSIECZNICA

                            (adres)

  2) podpisowe:

                       PRZEWODNICZĄCY RADY

                        (imię i nazwisko)

3.    Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     wiceprzewodniczącego rady:

  1) nagłówkowe:

                      RADA GMINY OSIECZNICA

                            (adres)

  2) podpisowe:

                      WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

                        (imię i nazwisko)

4.    W sprawach należących do kompetencji komisji rady stosuje

     się blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe

     ustalone dla rady oraz pieczęcie podpisowe w brzmieniu:

                         PRZEWODNICZĄCY

              KOMISJI ......................

                        imię i nazwisko

5.    Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     zarządu:

  1) nagłówkowe:

                     ZARZĄD GMINY OSIECZNICA

                             (adres)

  2) podpisowe:

         WÓJT                lub           wz. WÓJTA

   imię i nazwisko                       imię i nazwisko

                                         zastępca wójta

6.    Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     przewodniczącego zarządu:

  1) nagłówkowe:

                     WÓJT GMINY OSIECZNICA

                           (adres)

  2) podpisowe:

                            WÓJT

                       imię i nazwisko

7.    Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     wiceprzewodniczących zarządu:

  1) nagłówkowe:

                     ZARZĄD GMINY OSIECZNICA

                             (adres)

  2) podpisowe:

                    WICEPRZEWODNICZĄCY ZARZĄDU

                        imię i nazwisko

8.    Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych

     z upoważnienia przewodniczącego zarządu:

  1) nagłówkowe:

                     ZARZĄD GMINY OSIECZNICA

                             (adres)

  2) podpisowe:

                        z up. WÓJTA

                      imię i nazwisko

                 Wiceprzewodniczący Zarządu

       lub:

                        z up. WÓJTA

                      imię i nazwisko

                      członek Zarządu

lub też:

  1) nagłówkowe:

                     URZĄD GMINY OSIECZNICA

                           (adres)

  2) podpisowe:

                        z up. WÓJTA

                      imię i nazwisko

             kierownik Wydziału .........

       lub:

                        z up. WÓJTA

                      imię i nazwisko

             kierownik referatu ...........

9.    Wzory pieczęci podpisowych stosowanych przez komisarzy

     rządowych i osoby pełniące funkcję organów gminy:

  1)

        WÓJT                            WÓJT

   KOMISARZ RZĄDOWY     OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW GMINY

   imię i nazwisko                imię i nazwisko

  2)

    ZARZĄD GMINY                     ZARZĄD GMINY

   KOMISARZ RZĄDOWY     OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW GMINY

   imię i nazwisko                imię i nazwisko

  3)

      RADA GMINY                   RADA GMINY

   KOMISARZ RZĄDOWY     OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW GMINY

   imię i nazwisko                imię i nazwisko

_______________________________________________________________

II.   Gmina lub miejscowość o statusie miasta

     Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci

     nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych

     w sprawach należących do kompetencji rady:

  1) nagłówkowe:

                       RADA MIASTA POZNAŃ

                          (adres)

  2) podpisowe:

      PRZEWODNICZĄCY RADY      lub     WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

       imię i nazwisko                     imię i nazwisko

_______________________________________________________________

2.    Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     przewodniczącego rady:

  1) nagłówkowe:

                         PRZEWODNICZĄCY

                       RADY MIASTA POZNAŃ

                            (adres)

  2) podpisowe:

                       PRZEWODNICZĄCY RADY

                        (imię i nazwisko)

3.    Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     wiceprzewodniczącego rady:

  1) nagłówkowe:

                       RADA MIASTA POZNAŃ

                            (adres)

  2) podpisowe:

                      WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

                        (imię i nazwisko)

4.    W sprawach należących do kompetencji komisji rady stosuje

     się blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe

     ustalone dla rady oraz pieczęcie podpisowe w brzmieniu:

                         PRZEWODNICZĄCY

              KOMISJI ......................

                        imię i nazwisko

5.    Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     zarządu:

  1) nagłówkowe:

                       ZARZĄD MIASTA POZNAŃ

                             (adres)

  2) podpisowe:

    PREZYDENT MIASTA    lub           wz. PREZYDENTA MIASTA

     imię i nazwisko                       imię i nazwisko

                                            zastępca wójta

6.    Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     przewodniczącego zarządu:

  1) nagłówkowe:

                     PREZYDENT MIASTA POZNAŃ

                           (adres)

  2) podpisowe:

                         PREZYDENT MIASTA

                         imię i nazwisko

7.    Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     wiceprzewodniczących zarządu:

  1) nagłówkowe:

                        ZARZĄD MIASTA POZNAŃ

                             (adres)

  2) podpisowe:

                    WICEPRZEWODNICZĄCY ZARZĄDU

                        imię i nazwisko

8.    Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych

     z upoważnienia przewodniczącego zarządu:

  1) nagłówkowe:

                       ZARZĄD MIASTA POZNAŃ

                             (adres)

  2) podpisowe:

                      z up. PREZYDENTA MIASTA

                         imię i nazwisko

                    Wiceprzewodniczący Zarządu

       lub:

                      z up. PREZYDENTA MIASTA

                         imię i nazwisko

                         członek Zarządu

lub też:

  1) nagłówkowe:

                        URZĄD MIASTA POZNAŃ

                             (adres)

  2) podpisowe:

                      z up. PREZYDENTA MIASTA

                        imię i nazwisko

               kierownik Wydziału .........

       lub:

                     z up. PREZYDENTA MIASTA

                         imię i nazwisko

                   kierownik referatu ...........

9.    Wzory pieczęci podpisowych stosowanych przez komisarzy

     rządowych i osoby pełniące funkcję organów gminy:

  1)

   PREZYDENT MIASTA                PREZYDENT MIASTA

   KOMISARZ RZĄDOWY     OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW MIASTA

   imię i nazwisko                imię i nazwisko

  2)

    ZARZĄD MIASTA                     ZARZĄD MIASTA

   KOMISARZ RZĄDOWY     OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW MIASTA

   imię i nazwisko                imię i nazwisko

  3)

      RADA MIASTA                   RADA MIASTA

   KOMISARZ RZĄDOWY     OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW MIASTA

   imię i nazwisko                imię i nazwisko

_______________________________________________________________

III.   Gmina, w której rada gminy znajduje się w mieście

      położonym na terytorium tej gminy

1.     Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci

      nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych

      w sprawach należących do kompetencji rady:

  1) nagłówkowe:

                    RADA MIEJSKA w GIŻYCKU

                          (adres)

  2) podpisowe:

      PRZEWODNICZĄCY RADY      lub     WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

       imię i nazwisko                     imię i nazwisko

_______________________________________________________________

2.    Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     przewodniczącego rady:

  1) nagłówkowe:

                         PRZEWODNICZĄCY

                    RADY MIEJSKIEJ w GIŻYCKU

                            (adres)

  2) podpisowe:

                       PRZEWODNICZĄCY RADY

                        (imię i nazwisko)

3.    Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     wiceprzewodniczącego rady:

  1) nagłówkowe:

                      RADA MIEJSKA w GIŻYCKU

                            (adres)

  2) podpisowe:

                      WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

                        (imię i nazwisko)

4.    W sprawach należących do kompetencji komisji rady stosuje

     się blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe

     ustalone dla rady oraz pieczęcie podpisowe w brzmieniu:

                         PRZEWODNICZĄCY

              KOMISJI ......................

                         imię i nazwisko

5.    Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     zarządu:

  1) nagłówkowe:

                      ZARZĄD MIEJSKI w GIŻYCKU

                             (adres)

  2) podpisowe:

        BURMISTRZ           lub           wz. BURMISTRZA

     imię i nazwisko                       imię i nazwisko

                                            zastępca wójta

6.    Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     przewodniczącego zarządu:

  1) nagłówkowe:

                        BURMISTRZ GIŻYCKA

                            (adres)

  2) podpisowe:

                             BURMISTRZ

                         imię i nazwisko

7.    Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     wiceprzewodniczących zarządu:

  1) nagłówkowe:

                    ZARZĄD MIEJSKI w GIŻYCKU

                             (adres)

  2) podpisowe:

                    WICEPRZEWODNICZĄCY ZARZĄDU

                        imię i nazwisko

8.    Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych

     z upoważnienia przewodniczącego zarządu:

  1) nagłówkowe:

                    ZARZĄD MIEJSKI w GIŻYCKU

                             (adres)

  2) podpisowe:

                         z up. BURMISTRZA

                         imię i nazwisko

                    Wiceprzewodniczący Zarządu

       lub:

                         z up. BURMISTRZA

                         imię i nazwisko

                         członek Zarządu

lub też:

  1) nagłówkowe:

                       URZĄD MIEJSKI W GIŻYCKU

                             (adres)

  2) podpisowe:

                         z up. BURMISTRZA

                        imię i nazwisko

               kierownik Wydziału .........

       lub:

                         z up. BURMISTRZA

                         imię i nazwisko

                   kierownik referatu ...........

9.    Wzory pieczęci podpisowych stosowanych przez komisarzy

     rządowych i osoby pełniące funkcję organów gminy:

  1)

      BURMISTRZ                       BURMISTRZ

   KOMISARZ RZĄDOWY     OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW GMINY

   imię i nazwisko                imię i nazwisko

  2)

    ZARZĄD MIEJSKI                     ZARZĄD MIEJSKI

   KOMISARZ RZĄDOWY     OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW GMINY

   imię i nazwisko                imię i nazwisko

  3)

     RADA MIEJSKA                   RADA MIEJSKA

   KOMISARZ RZĄDOWY     OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW GMINY

   imię i nazwisko                imię i nazwisko

_______________________________________________________________

IV.   Związki międzygminne i jednostki pomocnicze gmin

A.    związek międzygminny

  1.    Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci

        nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych

        w sprawach należących do kompetencji zgromadzenia

        związku międzygminnego:

     1) nagłówkowe:

             ZGROMADZENIE ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

                          (adres)

     2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY ZGROMADZENIA  lub       WICEPRZEWODNICZĄCY

                                        ZGROMADZENIA

       imię i nazwisko                imię i nazwisko

_______________________________________________________________

  2.    Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe

        oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących

        do kompetencji przewodniczącego zgromadzenia związku

        międzygminnego:

     1) nagłówkowe:

                   PRZEWODNICZĄCY ZGROMADZENIA

                     ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

                            (adres)

     2) podpisowe:

                   PRZEWODNICZĄCY ZGROMADZENIA

                        (imię i nazwisko)

  3.    Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe

        oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących

        do kompetencji wiceprzewodniczącego zgromadzenia

        związku międzygminnego:

     1) nagłówkowe:

                  ZGROMADZENIE ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

                            (adres)

     2) podpisowe:

                   WICEPRZEWODNICZĄCY ZGROMADZENIA

                        (imię i nazwisko)

  4.    Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe

        oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących

        do kompetencji zarządu związku międzygminnego:

     1) nagłówkowe:

                ZARZĄD ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

                             (adres)

     2) podpisowe:

 PRZEWODNICZĄCY ZARZĄDU  lub    wz. PRZEWODNICZĄCEGO ZARZĄDU

     imię i nazwisko                   imię i nazwisko

                             zastępca przewodniczącego zarządu

  5.    Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

        pieczęcie podpisowe w sprawach należących

        do kompetencji przewodniczącego zgromadzenia związku

        międzygminnego:

     1) nagłówkowe:

        PRZEWODNICZĄCY ZGROMADZENIA ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

                            (adres)

     2) podpisowe:

                  PRZEWODNICZĄCY ZGROMADZENIA

                         imię i nazwisko

  6.    Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

        pieczęcie podpisowe w sprawach należących

        do kompetencji wiceprzewodniczących zarządu związku

        międzygminnego:

     1) nagłówkowe:

                   ZARZĄD ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

                             (adres)

     2) podpisowe:

                    WICEPRZEWODNICZĄCY ZARZĄDU

                        imię i nazwisko

  7.    Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

        pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych

        z upoważnienia przewodniczącego zarządu związku

        międzygminnego:

     1) nagłówkowe:

              ZARZĄD ZARZĄDU ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

                             (adres)

     2) podpisowe:

                z up. PRZEWODNICZĄCEGO ZARZĄDU

                         imię i nazwisko

                    Wiceprzewodniczący Zarządu

          lub:

                 z up. PRZEWODNICZĄCEGO ZARZĄDU

                         imię i nazwisko

                         członek Zarządu

B.    jednostki pomocnicze gmin

  1. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

     rady jednostki pomocniczej:

     1) nagłówkowe:

                 RADA DZIELNICY¹-GMINY

                   WARSZAWA-MOKOTÓW

     2) podpisowe:

    PRZEWODNICZĄCY RADY     lub    WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

      imię i nazwisko                 imię i nazwisko

  2. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe

     oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących

     do kompetencji przewodniczącego rady jednostki

     pomocniczej gminy:

     1) nagłówkowe:

                  PRZEWODNICZĄCY RADY DZIELNICY

                      WARSZAWA-MOKOTÓW

                            (adres)

     2) podpisowe:

                       PRZEWODNICZĄCY RADY

                        (imię i nazwisko)

  3. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe

     oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących

     do kompetencji wiceprzewodniczącego rady jednostki

     pomocniczej gminy:

     1) nagłówkowe:

                      RADA DZIELNICY-GMINY

                        WARSZAWA-MOKOTÓW

                            (adres)

     2) podpisowe:

                      WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

                        (imię i nazwisko)

  4. W sprawach należących do kompetencji komisji rady

     stosuje się blankiety korespondencyjne lub pieczęcie

     nagłówkowe ustalone dla rady oraz pieczęcie podpisowe

     w brzmieniu:

                         PRZEWODNICZĄCY

              KOMISJI ......................

                         imię i nazwisko

  5. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe

     oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących

     do kompetencji zarządu jednostki pomocniczej gminy:

     1) nagłówkowe:

                      ZARZĄD DZIELNICY-GMINY

                        WARSZAWA-MOKOTÓW

                             (adres)

     2) podpisowe:

        BURMISTRZ           lub             wz. BURMISTRZA

     imię i nazwisko                       imię i nazwisko

                                          zastępca burmistrza

  6. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących

     do kompetencji przewodniczącego zarządu:

     1) nagłówkowe:

                        BURMISTRZ DZIELNICY-GMINY

                            WARSZAWA-MOKOTÓW

                              (adres)

     2) podpisowe:

                             BURMISTRZ

                         imię i nazwisko

  7. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach należących

     do kompetencji wiceprzewodniczących zarządu jednostki

     pomocniczej:

     1) nagłówkowe:

                    ZARZĄD DZIELNICY-GMINY

                       WARSZAWA-MOKOTÓW

                             (adres)

     2) podpisowe:

                    WICEPRZEWODNICZĄCY ZARZĄDU

                        (imię i nazwisko)

  8. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

     pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych

     z upoważnienia przewodniczącego zarządu:

     1) nagłówkowe:

                    ZARZĄD DZIELNICY-GMINY

                       WARSZAWA-MOKOTÓW

                             (adres)

     2) podpisowe:

                         z up. BURMISTRZA

                         imię i nazwisko

                    Wiceprzewodniczący Zarządu

       lub:

                         z up. BURMISTRZA

                         imię i nazwisko

                         członek Zarządu

                        lub też:

     1) nagłówkowe:

                       URZĄD DZIELNICY-GMINY

                         WARSZAWA-MOKOTÓW

                             (adres)

     2) podpisowe:

                         z up. BURMISTRZA

                        imię i nazwisko

               kierownik Wydziału .........

       lub:

                         z up. BURMISTRZA

                         imię i nazwisko

                   kierownik referatu ...........

_______________

¹ Stosuje się odpowiednio do osiedli, sołectw i innych

 jednostek pomocniczych gmin.

V. Zasady używania blankietów korespondencyjnych, pieczęci

  nagłówkowych i pieczęci do podpisu w przypadkach

  szczególnych

  1. W przypadku załatwiania spraw przez gminę z upoważnienia

     innej gminy stosuje się blankiet korespondencyjny lub

     pieczęć nagłówkową organu gminy załatwiającego sprawę.

  2. Pieczęć do podpisu, w przypadku, o którym mowa w pkt 1,

     powinna określać gminę, z której upoważnienia sprawa jest

     załatwiona, imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego

     do załatwienia spraw.

  3. W przypadku załatwiania spraw przez kierowników jednostek

     organizacyjnych z upoważnienia organów gminy, stosuje się

     blankiet korespondencyjny lub pieczęć nagłówkową

     jednostki upoważnionej.

  4. Pieczęć do podpisu, w przypadku, o którym mowa w pkt 3,

     powinna określać gminę, z której upoważnienia sprawa jest

     załatwiana, imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego

     do załatwiania spraw.

  5. W przypadku załatwiania spraw przekazanych w drodze

     porozumienia przez organ administracji publicznej do

     prowadzenia przez organ gminy, stosuje się blankiet

     korespondencyjny lub pieczęć nagłówkową jednostki

     upoważnionej.

  6. Pieczęć do podpisu, w przypadku, o którym mowa w pkt 5,

     powinna określać organ, w którego imieniu sprawa jest

     załatwiana, imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe

     upoważnionego do załatwiania spraw.

ZAŁĄCZNIK Nr 7

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

 

Lp.	PRZYCHODZĄCE Data otrzymania	WYCHODZĄCE Data wysłania	NAZWA ADRESATA/PIONU	ILOŚĆ PRZESYŁEK	POKWITOWANIE ADRESATA	UWAGI
1	2	3	4	5	6	7

 

ZAŁĄCZNIK Nr 8

OPIS TECZKI AKTOWEJ

.................  .........................

symbol literowy      jednostka i komórka            kategoria

komórki                 organizacyjna               archiwalna

organizacyjnej

i symbol

klasyfikacyjny

z wykazu akt

       ...............................................

         tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego

                  .............................

                    (roczne daty końcowe akt)

ZAŁĄCZNIK Nr 9

............................

    (nazwa jednostki

 i komórki organizacyjnej)

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT Nr .............

 

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki	Daty skrajne od-do	Kat. akt	Liczba teczek	Miejsce przechowywania akt	Data zniszczenia lub przekazania do arch. państwowego

 

Przekazujący akta      Kierownik komórki    Przyjmujący akta

                       organizacyjnej

imię i nazwisko         imię i nazwisko      imię i nazwisko

................       .................    ................

  (podpis)               (podpis)              (podpis)